Chính vì vậy, nhằm hạn chế đáng kể các thiệt hại xảy ra, doanh nghiệp xuất – nhập khẩu trong nước cần nắm vững và hiểu rõ những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C.

Giao dịch bằng L/C luôn gắn với một hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế cụ thể bởi hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế là cơ sở để hình thành L/C nhưng một khi L/C được phát hành thì nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng thương mại quốc tế ngay cả khi L/C đó dẫn chiếu đến hợp đồng phái sinh ra nó. Như vậy, nếu doanh nghiệp xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ phù hợp thì ngân hàng phát hành có nghĩa vụ phải thanh toán tiền cho họ ngay cả khi doanh nghiệp nhập khẩu khiếu nại hàng hoá thực tế không đúng như hợp đồng, thậm chí hàng hoá không được giao. Đây chính là nguyên tắc cơ bản trong giao dịch bằng L/C mà cả doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu cần phải hiểu rõ. Bởi giao dịch bằng L/C chỉ căn cứ vào chứng từ, do đó doanh nghiệp xuất khẩu lập bộ chứng từ thanh toán phù hợp là yêu cầu tiên quyết để phương thức L/C trở thành công cụ thanh toán hữu hiệu cho họ.

Tuy nhiên trong thực tiễn giao dịch bằng L/C, không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu mà cả doanh nghiệp nhập khẩu cũng mắc phải các sai sót không đáng có khi lập và thanh toán bằng bộ chứng từ L/C và tựu chung lại là do các nguyên nhân sau:

Các nhóm nguyên nhân chính dẫn đến sai sót chứng từ

Thực tiễn cho thấy có 03 nhóm nguyên nhân dẫn đến sai sót chứng từ khi thực hiện giao dịch bằng L/C:

- Doanh nghiệp xuất – nhập khẩu thiếu hiểu biết về giao dịch bằng L/C cũng như các văn bản pháp luật quốc tế liên quan điều chỉnh về vấn đề thanh toán quốc tế và mua bán hàng hoá quốc tế như UCP, ISBP, Incortems….

- Trong doanh nghiệp xuất – nhập khẩu không có bộ phận chuyên trách và quy trình giao dịch bằng L/C hoặc có nhưng bộ phận này yếu, thiếu kinh nghiệm và hoạt động không hiệu quả.

- Trong quá trình soạn thảo L/C, doanh nghiệp xuất khẩu thường mắc phải sai sót khi lập bộ chứng từ như lỗi cẩu thả của nhân viên văn phòng, của văn thư về đánh máy, in vấn và được biết đến là “sai lầm 3 C” bao gồm các lỗi như: Lỗi không chính xác (not correct); lỗi không hoàn chỉnh (not complete); lỗi không nhất quán (not consistant).

Các nguyên nhân cụ thể dẫn đến sai sót chứng từ

Trong thực tiễn giao dịch bằng L/C thường xảy ra một số sai sót cụ thể như sau:

- Doanh nghiệp xuất – nhập khẩu thiếu hiểu biết về các quy định của UCP – đây là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến sai sót chứng từ bởi đa số các doanh nghiệp xuất – nhập khẩu nhận thức UCP là văn bản nghiệp vụ quốc tế dành riêng cho các ngân hàng vì vậy họ cho rằng chỉ cần tuân thủ hợp đồng thương mại quốc tế và những yêu cầu của L/C là đủ.

- Quy trình nghiệp vụ giao dịch bằng L/C tại các doanh nghiệp xuất – nhập khẩu không cẩn thận, dẫn đến việc đọc và giải thích L/C chưa cụ thể, bộ phận nghiệp vụ thiếu trách nhiệm, dẫn đến lỗi chính tả, lỗi đánh máy, in ấn….Tính không cẩn thận là tư duy phổ biến hiện còn tồn tại trong nhiều doanh nghiệp xuất – nhập khẩu trong nước với logic cũ là “một bên chỉ cần mở L/C là bên kia chuyển hàng” mà không quan tâm đến tính chuẩn xác của L/C ngay khi nhận được.

- Thoả thuận giữa doanh nghiệp nhập khẩu và doanh nghiệp xuất khẩu không rõ ràng về các chi tiết giao hàng và/hoặc L/C. Doanh nghiệp nhập khẩu đã không kiểm tra cẩn thận L/C mặc dù đã được cảnh báo từ phía ngân hàng. Doanh nghiệp xuất khẩu đã không có đủ thời gian hoặc không tiến hành sửa đổi L/C, thay vào đó là sự im lặng và sự tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu là họ sẽ bỏ qua một số lỗi nhỏ, không cơ bản trong L/C.

- Tình trạng thiếu kinh nghiệm và thiếu sự phối kết hợp giữa các bộ phận của doanh nghiệp xuất – nhập khẩu trong nước hiện nay là phổ biến mà chủ yếu là do cách quản lý của doanh nghiệp và sự không hiểu biết về UCP.

- Trong một số trường hợp L/C được phát hành không chuẩn xác, có chủ ý xấu hoặc L/C không hoàn chỉnh, không khả thi. Tuy nhiên, đa số doanh nghiệp xuất khẩu vẫn coi thường bởi ít khi họ quan tâm đến nội dung của UCP, họ chỉ quan tâm đến việc lấy đủ tiền hàng.

- Trường hợp cá biệt, có doanh nghiệp nhập khẩu đã cài một số điều khoản không khả thi để bắt lỗi chứng từ, làm cơ sở từ chối nhận hàng (do hợp đồng thương mại bị ký hớ), hoặc là cơ sở để giảm giá. Do vậy, những L/C dài, nhiều nội dung, yêu cầu nhiều chứng từ và sử dụng ngôn ngữ khó hiểu rất dễ dẫn đến hiểu sai và nhầm lẫn.

- Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu cho rằng, việc từ chối thanh toán toàn bộ tiền hàng do bộ chứng từ có sai sót trên thực tế là rất ít. Chính vì vậy, khi có sai sót xảy ra họ thường chỉ tập trung vào thương lượng, hoà giải mà ít khi tìm cách sửa đổi sai sót.

- Doanh nghiệp xuất khẩu tin tưởng vào doanh nghiệp nhập khẩu và cho rằng họ chỉ quan tâm vào số lượng, chất lượng của lô hàng nhập khẩu do đó có thể dễ dàng bỏ qua những sai sót nhỏ của chứng từ, từ đó doanh nghiệp xuất khẩu thường có thái độ chủ quan trong khâu lập chứng từ.

- Doanh nghiệp xuất khẩu quá tin tưởng vào vai trò của L/C là công cụ để nhận tiền thanh toán mà không hiểu một nguyên tắc cơ bản của L/C là “nhận tiền có điều kiện” dẫn đến doanh nghiệp xuất khẩu sao nhãng việc kiểm tra các điều kiện và điều khoản của L/C, hậu quả là lập chứng từ không tham chiếu yêu cầu của L/C.

- Doanh nghiệp xuất nhập khẩu xuất trình L/C đúng vào thời điểm hết hạn do đó không còn cơ hội để sửa chữa, bổ sung, thay thế chứng từ.

Thực tiễn cho thấy, những sai sót về chứng từ bắt nguồn chủ yếu từ phía doanh nghiệp xuất – nhập khẩu. Doanh nghiệp xuất khẩu và doanh nghiệp nhập khẩu ở vị trí địa lý khác nhau và môi trường kinh doanh khác nhau, ngôn ngữ, trình độ cũng khác nhau do đó đã trở thành nguồn gốc tạo ra sự sai sót của chứng từ. Một thực tế là từ trước đến nay, các doanh nghiệp xuất – nhập khẩu trong nước đa phần tập trung sức lực vào việc xử lý các sai sót xảy ra trong giao dịch bằng L/C mà xem nhẹ việc tìm kiếm các biện pháp ngăn ngừa hữu hiệu các sai phạm sẽ xảy ra.

Hiện nay, đa phần các doanh nghiệp xuất – nhập khẩu trong nước không có bộ phận chuyên trách để lập và xử lý chứng từ L/C hoặc bộ phận này chỉ kiêm nhiệm do đó kinh nghiệm và nghiệp vụ không cao mà hệ quả là khi nhận được thông báo về L/C họ chỉ quan tâm đến các vấn đề như giá trị L/C là bao nhiêu? Có đúng không? và cho rằng việc xem xét L/C là trách nhiệm của ngân hàng.

Hoạt động của một số doanh nghiệp xuất – nhập khẩu trong nước hiện nay còn bán chuyên nghiệp, kinh nghiệm non kém. Bên cạnh đó, sự quan tâm của doanh nghiệp trong việc kiểm tra, giám sát chu trình lập và thanh toán bằng bộ chứng từ L/C còn bị xem nhẹ chính là những nguyên nhân dẫn đến sai sót khi giao dịch bằng L/C.

SOURCE: CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ ĐOÀN LUẬT SƯ HÀ NỘI - THS. LS. NGÔ VĂN HIỆP