Với việc thuê văn phòng thông thường thì người thuê sẽ sử dụng diện tích, không gian mà mình thuê. Còn với dịch vụ “văn phòng ảo” thì khách hàng thuê dịch vụ này không thực sự sử dụng văn phòng như thông thường. Điểm cơ bản của dịch vụ này là khách hàng sẽ được sử dụng địa chỉ của văn phòng này để làm địa chỉ dùng trong đăng ký kinh doanh, mở tài khoản ngân hàng, in địa chỉ trên danh thiếp, dùng địa chỉ để liên lạc, nhận thư từ, bưu phẩm.

Công ty Cổ phần Mạng Truyền Thông Quốc Tế là một trong các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ này tại TP.HCM. Khách hàng dùng dịch vụ của công ty này sẽ được sử dụng địa chỉ phòng 606, tòa nhà Indochina Park Tower, số 4 Nguyễn Đình Chiểu, quận 1, TP.HCM làm địa chỉ đăng ký kinh doanh. Cùng nằm trong tòa nhà này còn có Công ty TNHH Giải Pháp Thông Minh cung cấp dịch vụ “văn phòng ảo” và khách hàng sẽ được dùng chung địa chỉ là phòng B305, B306.

Giá dịch vụ “văn phòng ảo” cơ bản nhất chỉ khoảng 4 triệu đồng/năm. Trong đó, ngoài việc được dùng địa chỉ, khách hàng còn được làm bảng tên đặt trên bảng hiệu chung tại văn phòng; được thông báo nếu có thư từ, bưu phẩm gửi đến; được sử dụng khu vực tiếp khách chung của văn phòng.

Với gói dịch vụ cao cấp hơn, khách hàng có thể được sử dụng phòng họp; được sở hữu một tủ hồ sơ cá nhân (bằng khoảng một hộc tủ bàn giấy)...Nếu khách hàng muốn có một chỗ ngồi làm việc riêng trong văn phòng này thì mỗi chỗ ngồi khoảng 2,5 m2, có chi phí khoảng 3 triệu đồng/tháng. Thậm chí, nếu không có nhu cầu ngồi thường xuyên thì khách hàng có thể chỉ thuê chỗ ngồi này 40 giờ/tháng với mức phí khoảng 1 triệu đồng...

Trụ sở không hồ sơ

Sau một thời gian dịch vụ cho thuê “văn phòng ảo” ra đời, Chi cục Thuế quận 1, TP.HCM phát hiện hàng trăm công ty cùng đăng ký hoạt động dưới một địa chỉ là phòng 606, tòa nhà Indochina Park Tower nêu trên.Thấy hiện tượng lạ, chi cục này đã kiểm tra và ghi nhận căn phòng này có diện tích sử dụng khoảng 175 m2 do Công ty Cổ phần Mạng Truyền Thông Quốc Tế thuê từ một cá nhân và công ty này cho khoảng 420 doanh nghiệp khác thuê lại. Tính theo cách thuê văn phòng thông thường thì mỗi công ty được thuê chưa đến... nửa mét vuông!

Chi cục Thuế quận 1 cũng ghi nhận các doanh nghiệp có địa chỉ đăng ký kinh doanh tại đây nhưng không có nhân viên của doanh nghiệp tại “văn phòng ảo”, chỉ khi gặp khách hàng hoặc làm việc với cơ quan quản lý thì nhân viên mới xuất hiện.

Tương tự, Công ty TNHH Giải Pháp Thông Minh cũng cho gần 50 doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” tại phòng B305, B306. Công ty Xuất nhập khẩu và Xây dựng Đệ Nhất cũng cho khoảng chục doanh nghiệp thuê “văn phòng ảo” tại địa chỉ 231-233 Lê Thánh Tôn...

Đặc biệt, do tính chất “ảo” của dịch vụ này nên các doanh nghiệp đều không lưu giữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp tại “trụ sở”. Trong khi đó, theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải lưu giữ các giấy tờ đăng ký kinh doanh, sổ sách, chứng từ kế toán tại trụ sở. Chi cục Thuế quận 1 cho rằng các doanh nghiệp có “văn phòng ảo” đều vi phạm quy định này.

Cần có quy định điều chỉnh

Chi cục thuế cũng tỏ ý lo ngại việc sẽ có nhiều cá nhân lợi dụng mô hình này để thành lập doanh nghiệp nhằm mục đích mua bán hóa đơn. Tuy nhiên, một cán bộ quản lý về thuế cho rằng nếu doanh nghiệp khai một địa chỉ nào khác dù “ảo” hay “thật” thì vẫn có thể mua bán hóa đơn, trốn thuế.

Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cho biết doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai địa chỉ trụ sở khi đăng ký kinh doanh chứ Sở không thể kiểm tra xem địa chỉ đó có thật hay không, hình dáng trụ sở ra sao. Ngoài ra, Sở cũng không có lý do để từ chối cấp phép đối với các doanh nghiệp sử dụng địa chỉ “văn phòng ảo”, bởi lẽ Luật Doanh nghiệp không quy định một địa điểm thì được đặt tối đa bao nhiêu trụ sở doanh nghiệp.

Tuy nhiên, Sở cũng bày tỏ sự lo ngại trước tình hình “văn phòng ảo”. Mô hình này chưa có quy định điều chỉnh, trong khi đó có thể gây ảnh hưởng lớn đến môi trường kinh doanh. Đối tác, người tiêu dùng cần tìm doanh nghiệp thì tìm thế nào với “văn phòng ảo”? Người có tóc còn nắm không được, nói gì đến doanh nghiệp “trọc đầu”!