Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006, bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007 đến nay đã và đang thực sự đi vào đời sống xã hội. Hiện nay, ngoài loại hình Phòng Công chứng (trước đây là Phòng Công chứng nhà nước), loại hình Văn phòng công chứng đang phát triển khá mạnh mẽ ở nhiều địa phương, nhất là ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành phố lớn.

Hoạt động của các Văn phòng công chứng này giúp giảm thiểu sự quá tải tại các Phòng Công chứng Nhà nước trước đây, góp phần vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN.

Tuy nhiên, sau hơn 01 năm Luật Công chứng có hiệu lực, hoạt động của các Văn phòng Công chứng đã bộc lộ khá nhiều bất cập. Trong đó đáng kể là sự non kém về nghiệp vụ và kinh nghiệm của không ít Công chứng viên dẫn đến tình trạng ẩu, ký xác thực mà không đọc kỹ văn bản, không thẩm định, xác minh tài sản, nhân thân của người ký hợp đồng giao dịch. Kết quả là có nhiều bản bị cơ quan chức năng trả lại, không chấp thuận hoặc gây ra tranh chấp trong giao dịch hợp đồng. Hệ thống các tổ chức hành nghề công chứng thiếu sự liên kết thông qua mạng nội bộ để chia sẻ thông tin, không có cơ sở dữ liệu chung để kiểm soát thực trạng các hợp đồng... Do vậy, đã có trường hợp một căn nhà đem bán cho hai người, mang đi công chứng hợp đồng tại 2 tổ chức hành nghề công chứng khác nhau, một tài sản đem thế chấp, bảo lãnh ở nhiều người, nhiều nơi, người đã chết nhưng vẫn “giao dịch”, công chứng cho người có tài sản đã bị cưỡng chế, kê biên, bán đấu giá thành, ký kết hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản, công chứng hợp đồng có mục đích, nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, công chứng hợp đồng chuyển nhượng dựa trên hợp đồng uỷ quyền giả, công chứng hợp đồng giao dịch không đúng người yêu cầu công chứng (do công chứng viên chấp nhận giấy chứng minh nhân dân photo, do nhầm người, do chứng minh nhân dân giả...), công chứng hợp đồng cho người không đủ năng lực hành vi dân sự... gây hậu quả pháp lý rất nghiêm trọng. Ngoài ra, chưa kể tới chuyện thù lao tại các tổ chức hành nghề công chứng này, mỗi nơi quy định một kiểu, mạnh ai nấy thu. Thậm chí, gần đây còn xảy ra hiện tượng tranh chấp giữa những người góp vốn cùng Công chứng viên để mở Văn phòng công chứng khiến dư luận xã hội rất quan tâm… Do đó, có thể nói quản lý nhà nước về giai đoạn hiện nay phải cần được tăng cường hơn nữa, trong đó thanh tra với vai trò là một khâu thiết yếu trong quản lý hành chính nhà nước cũng cần phải được tăng cường. Thanh tra nhằm mục đích đưa hoạt động đạt được các mục tiêu mà Nhà nước đã đề ra. Qua thanh tra sẽ rà soát, đánh giá được thực trạng về tổ chức, hoạt động; nắm bắt được những bất cập, mâu thuẫn, khó khăn, vướng mắc về nghiệp vụ cũng như phát hiện được những vi phạm pháp luật trong hoạt động, từ đó có kết luận, kiến nghị cụ thể để cấp có thẩm quyền kịp thời xem xét, có biện pháp chấn chỉnh về tổ chức, hoạt động; sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện hệ thống pháp luật, giải quyết kịp thời những vướng mắc về nghiệp vụ, xử lý nghiêm minh những hành vi vi phạm pháp luật, từng bước đưa công tác vào nề nếp.

Để tăng cường công tác quản lý nhà nước về công chứng, đòi hỏi các ngành, các cấp phải phối hợp đồng bộ những cơ quan thanh tra chuyên ngành Tư pháp phải là lực lượng chủ công, nòng cốt và là chủ thể chính trong việc xử phạt vi phạm hành chính. Chuyên đề này nhằm “bắt tay, chỉ việc” cho Thanh tra viên Tư pháp thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình. Tác giả xin trình bày nội dung xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng để bạn đọc cùng tham khảo:

Phần I

XỬ PHẠT VI PHẠM HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG

  Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp nói chung, trong hoạt động công chứng nói riêng là một trong những chế định quan trọng của pháp luật nhằm góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong hoạt động.

  Tuy nhiên, trên thực tế việc xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động  công chứng vẫn chưa thực sự đi vào đời sống xã hội, chưa đáp ứng được mục tiêu đặt ra là răn đe, phòng ngừa vi phạm để từ đó nâng cao hiệu lực quản lý Nhà nước. Cho đến nay, các địa phương thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động tư pháp chưa nhiều; cơ quan thanh tra chuyên ngành tư pháp còn rất ít khi thực hiện thẩm quyền đó. Thực tiễn, khi phát hiện hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng, một số người có thẩm quyền còn nhiều lúng túng khi vận dụng các quy định của pháp luật để xử phạt. Trong khi đó, ý thức chấp hành pháp luật của một bộ phận lớn những người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trong các hoạt động còn chưa cao. Để góp phần đáp ứng những đòi hỏi của thực tiễn; đưa những quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động vào thực tiễn đời sống xã hội, chuyên đề này sẽ đưa ra, thảo luận và phân tích một số nội dung cơ bản của việc xử phạt hành chính trong hoạt động công chứng như: cơ sở pháp lý, đối tượng xử phạt, nguyên tắc xử phạt, hành vi vi phạm hành chính và mức xử phạt, thẩm quyền xử phạt, thủ tục xử phạt cũng như cơ chế giải quyết khiếu nại, tố cáo về lĩnh vực này.

1. Cơ sở pháp lý

Vào những năm đầu của thập kỷ 90, các quy định của Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 1995 và các văn bản pháp luật có liên quan mới chỉ dừng lại ở mức quy định có tính chất định hướng cho việc xử phạt vi phạm hành chính. Thời điểm đó, chưa có quy định chi tiết và hướng dẫn cụ thể để tiến hành xử phạt các vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp nói chung, trong hoạt động nói riêng. Sau khi Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002 (sau đây gọi tắt là Pháp lệnh) ra đời, thay thế Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 1995, Nghị định số 134/2003/NĐ-CP ngày 14/11/2003 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh được ban hành và đặc biệt Nghị định số 76/2006/NĐ-CP và Nghị định số 60/2009/NĐ-CP của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp (sau đây gọi tắt là Nghị định 76 và Nghị định 60) được ban hành đã cụ thể hoá các hành vi bị xử phạt trong lĩnh vực Tư pháp. Đây là văn bản tạo cơ sở pháp lý chi tiết, cụ thể nhất và trực tiếp nhất hiện nay cho việc tiến hành xử phạt các hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động.

  Ngoài ra, còn phải kể đến một loạt các văn bản quan trọng khác liên quan đến những quy định về xử phạt vi phạm hành chính như Luật Thanh tra năm 2004, Nghị định số 74/2006/NĐ-CP quy định về tổ chức và hoạt động của Thanh tra Tư pháp; Pháp lệnh Thi hành án dân sự năm 2004 và các văn bản có liên quan khác.

 2. Đối tượng xử phạt

Theo quy định tại khoản 1, Điều 2 Nghị định 60, đối tượng có thể bị xử phạt hành chính trong hoạt động là rất rộng, bao gồm các cá nhân, tổ chức có hành vi cố ý hoặc vô ý vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước trong lĩnh vực mà không phải là tội phạm. Tuy nhiên, không phải bất cứ hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng của các cá nhân, tổ chức mà không phải là tội phạm đều là đối tượng bị xử phạt. Cần nhấn mạnh rằng hành vi vi phạm hành chính phải được pháp luật quy định. Cụ thể trong hoạt động công chứng, chỉ có những hành vi được quy định từ Điều 21 đến hết Điều 27 của Nghị định số 60/2009/NĐ-CP mới bị xem xét, xử phạt theo quy định của pháp luật.

Đối với cá nhân, tổ chức nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp trên lãnh thổ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam thì cũng bị xử phạt theo quy định của pháp luật, trừ trường hợp điều ước quốc tế mà nước ta là thành viên có quy định khác thì thực hiện theo điều ước quốc tế đó.

Một điểm quan trọng, cần lưu ý nữa là những hành vi vi phạm chế độ công vụ của cán bộ, công chức đang làm nhiệm vụ trong lĩnh vực công chứng, Thanh tra viên tư pháp và những cán bộ, công chức có liên quan khác trong khi thi hành nhiệm vụ được giao trong lĩnh vực công chứng mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và không bị xử phạt như các cá nhân, tổ chức đề cập ở trên.

3. Nguyên tắc xử phạt

Nguyên tắc 1, xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động trước hết phải tuân theo quy định tại khoản 1, Điều 3 của Pháp lệnh: "Mọi vi phạm hành chính phải được phát hiện kịp thời và phải bị đình chỉ ngay. Việc xử lý vi phạm hành chính phải được tiến hành nhanh chóng, công minh, triệt để; mọi hậu quả do vi phạm hành chính gây ra phải được khắc phục theo quy định của pháp luật". Đây là quy định mang tính kế thừa của Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 1995, thể hiện sự nhất quán trong chính sách xử lý hành chính của Đảng và Nhà nước ta từ trước đến nay, đó là nguyên tắc chủ động phòng ngừa, kiên quyết đấu tranh, xử lý nghiêm minh đối với mọi hành vi vi phạm hành chính, khắc phục hậu quả do vi phạm hành chính gây ra. Theo đó, khi phát hiện vi phạm hành chính trong hoạt động, công việc đầu tiên mà người có thẩm quyền xử phạt phải thực hiện là đình chỉ ngay hành vi vi phạm hành chính đó.

Việc xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động  đồng thời cũng phải tuân theo các nguyên tắc quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 3 của Pháp lệnh và được cụ thể hoá tại Điều 3 Nghị định số 134/2003/NĐ-CP.

Nguyên tắc 2, cá nhân, tổ chức chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính khi có hành vi vi phạm hành chính do pháp luật quy định.

Đây là quy định tại khoản 1, Điều 3 Nghị định số 134/2003/NĐ-CP. Theo đó, cá nhân, tổ chức chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính khi có hành vi vi phạm hành chính được quy định cụ thể trong các văn bản luật của Quốc hội, pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội và Nghị định của Chính phủ. Các văn bản do Thủ tướng Chính phủ, các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ban hành để chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện xử lý vi phạm hành chính theo thẩm quyền không được quy định hành vi vi phạm hành chính và hình thức, mức xử phạt.

Nguyên tắc 3, một hành vi vi phạm hành chính chỉ bị xử phạt hành chính một lần (khoản 2, Điều 3 Nghị định số 134/2003/NĐ-CP). Nguyên tắc này đưa ra 03 trường hợp cụ thể sau đây:

- Một hành vi vi phạm đã được người có thẩm quyền xử phạt ra quyết định xử phạt hoặc đã lập biên bản để xử phạt thì không được lập biên bản, ra quyết định xử phạt lần thứ hai đối với chính hành vi đó nữa. Trong trường hợp hành vi vi phạm vẫn tiếp tục được thực hiện mặc dù đã bị người có thẩm quyền xử phạt ra lệnh đình chỉ thì bị áp dụng tình tiết tăng nặng quy định tại khoản 8 Điều 9 của Pháp lệnh;

- Một hành vi vi phạm hành chính đã được người có thẩm quyền xử phạt ra quyết định xử phạt thì không đồng thời áp dụng biện pháp xử lý hành chính khác quy định tại Điều 22 của Pháp lệnh đối với hành vi đó;

- Trong trường hợp hành vi vi phạm có dấu hiệu tội phạm bị chuyển hồ sơ đề nghị truy cứu trách nhiệm hình sự mà trước đó đã có quyết định xử phạt vi phạm hành chính thì người đã quyết định xử phạt phải huỷ bỏ quyết định xử phạt; nếu chưa ra quyết định xử phạt thì không xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi đó.

Nguyên tắc 4, nhiều người cùng thực hiện một hành vi vi phạm hành chính thì mỗi người vi phạm đều bị xử phạt về hành vi đó và người có thẩm quyền xử phạt căn cứ vào tính chất, mức độ vi phạm, nhân thân người vi phạm, tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ mà ra quyết định xử phạt đối với từng người cùng thực hiện vi phạm hành chính (khoản 3, Điều 3 Nghị định số 134/2003/NĐ-CP).

Nguyên tắc 5, một người thực hiện nhiều hành vi vi phạm hành chính thì bị xử phạt về từng hành vi vi phạm theo quy định tại khoản 2 Điều 56 của Pháp lệnh (khoản 4, Điều 3 Nghị định số 134/2003/NĐ-CP).

4. Hành vi vi phạm và hình thức xử phạt

Hành vi vi phạm hành chính là hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước do cá nhân, tổ chức thực hiện và vi phạm này không phải là tội phạm, tức là chưa đủ các yếu tố cấu thành tội phạm, trong đó yếu tố có tính chất quyết định là mức độ nguy hiểm cho xã hội của hành vi vi phạm hành chính. Tương tự như hành vi phạm tội, hành vi vi phạm hành chính cũng là hành vi vi phạm các quy định của pháp luật về quản lý nhà nước và thường là phạm vào các điều cấm của pháp luật, song tính chất và mức độ nguy hiểm cho xã hội của vi phạm hành chính thấp hơn tội phạm. Đồng thời như đã trình bày ở trên, một trong những nguyên tắc cơ bản của xử lý vi phạm hành chính là hành vi vi phạm hành chính phải được pháp luật quy định, nói cách khác hành vi nào không được pháp luật về vi phạm hành chính quy định thì không bị coi là vi phạm hành chính.

Trong hoạt động công chứng, các hành vi vi phạm hành chính và hình thức xử phạt những hành vi vi phạm hành chính đó đã được quy định cụ thể tại Điều 17 đến Điều 21 của Nghị định số 60/2009/NĐ-CP. Theo quy định đó, hành vi vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng có áp dụng hình thức xử phạt tiền (thấp nhất là 500.000 đồng và cao nhất là 10.000.000 đồng), hình thức xử phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả.

5. Thẩm quyền xử phạt

Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính là một trong những vấn đề quan trọng của pháp luật xử phạt vi phạm hành chính nói chung, pháp luật xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng nói riêng. Đây là vấn đề có nội dung tương đối phức tạp và nhạy cảm, bởi nó trực tiếp liên quan đến sự phân cấp trong quản lý hành chính nhà nước; đặc biệt trong bối cảnh hiện nay nó còn động chạm đến cái gọi là "quyền anh, quyền tôi" trong hoạt động chấp hành, điều hành, quản lý nhà nước, quản lý xã hội, xử lý vi phạm.

"Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính" được hiểu là quyền của cá nhân, tổ chức được pháp luật xử phạt vi phạm hành chính quy định trong việc áp dụng các hình thức xử phạt chính, bổ sung và các biện pháp khắc phục hậu quả đối với cá nhân, tổ chức vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật. Theo quy định của Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 2002, thì hiện có 74 chức danh có thẩm quyền  xử phạt.

Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng  hiện nay được quy định cụ thể từ Điều 45, 46, 48 của Nghị định 60/2009/NĐ-CP bao gồm: cơ quan thanh tra chuyên ngành Tư pháp, cơ quan công chứng, Uỷ ban nhân dân các cấp và người đứng đầu cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự, cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

Thứ nhất, chủ thể giữ một vai trò quan trọng trong việc xử phạt các vi phạm hành chính trong hoạt động  trước hết phải kể đến đó là cơ quan thanh tra chuyên ngành Tư pháp. Vì vậy, Nghị định 60 đã dành hẳn một Điều 46 quy định về thẩm quyền xử phạt của cơ quan này như sau:

“Điều 46. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính của cơ quan thanh tra chuyên ngành Tư pháp

1. Thanh tra viên chuyên ngành Tư pháp đang thi hành công vụ có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 500.000 đồng;

c) Tịch thu tang vật, phương tiện sử dụng để vi phạm hành chính có giá trị đến 2.000.000 đồng;

d) Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II Nghị định này.

2. Chánh thanh tra Sở Tư pháp có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tịch thu tang vật, phương tiện sử dụng để vi phạm hành chính;

d) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thẩm quyền;

đ) Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II Nghị định này.

3. Chánh thanh tra Bộ Tư pháp có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến mức tối đa quy định tại Nghị định này;

c) Tịch thu tang vật, phương tiện sử dụng để vi phạm hành chính;

d) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thẩm quyền;

đ) Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II Nghị định này.”

Từ những quy định tại khoản 2 và 3 Điều này có thể thấy rằng trong cơ quan thanh tra chuyên ngành Tư pháp thì có 2 chức danh có thẩm quyền xử phạt mà không bắt buộc phải trực tiếp phát hiện hành vi vi phạm, đó là: Chánh Thanh tra có quyền áp dụng các biện pháp theo thẩm quyền để xử lý hành vi vi phạm pháp luật khi cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm được quy định trong Nghị định 60; Phó Chánh Thanh tra có quyền áp dụng các biện pháp theo thẩm quyền để xử lý hành vi vi phạm pháp luật khi cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm được quy định trong Nghị định 60 và được Chánh Thanh tra uỷ quyền.

Riêng đối với Thanh tra viên chuyên ngành Tư pháp, ngoài thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong khi thi hành công vụ như quy định tại khoản 1 Điều 46 Nghị định số 60 này thì Điều 21, Nghị định 74/2006/NĐ-CP còn quy định thẩm quyền của Thanh tra viên trong trường hợp khẩn cấp: "Trường hợp khẩn cấp cần ngăn chặn, xử lý ngay hành vi vi phạm, Thanh tra viên được áp dụng các biện pháp theo thẩm quyền để xử lý hành vi vi phạm pháp luật, đồng thời báo cáo ngay với Chánh Thanh tra và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các biện pháp xử lý của mình.”.

Quy định trên có thể được hiểu là trong trường hợp khẩn cấp, Thanh tra viên Tư pháp có thẩm quyền xử phạt hoặc áp dung các biên pháp xử lý hành chính khác theo quy định của pháp luật để xử lý các vi phạm hành chính. Mặc dù hiện nay chưa có quy định chi tiết nào về "trường hợp khẩn cấp", tuy nhiên theo chúng tôi  "trường hợp khẩn cấp ở đây có thể được hiểu như sau:

- Thanh tra viên là thành viên Đoàn Thanh tra đang tiến hành thanh tra chuyên ngành theo Quyết định và kế hoạch thanh tra của người có thẩm quyền;

- Thanh tra viên được Chánh Thanh tra phân công độc lập tiến hành thanh tra chuyên ngành tại một cơ quan, tổ chức có hoạt động trong lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý của ngành Tư pháp;

- Thanh tra viên đang thực hiện nhiệm vụ không có liên quan đến lĩnh vực có hành vi vi phạm hành chính nhưng phát hiện cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm được quy định trong Nghị định 60 thì có quyền xử phạt tại chỗ theo thẩm quyền, sau đó phải báo cáo ngay với Chánh Thanh tra;

- Thanh tra viên của Thanh tra Tư pháp khi tham gia Đoàn thanh tra liên ngành mà phát hiện cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm được quy định trong Nghị định 60;

- Trong trường hợp Thanh tra viên được Chánh Thanh tra phân công thực hiện nhiệm vụ không có liên quan đến lĩnh vực có hành vi vi phạm hành chính nhưng có tin báo khẩn cấp về việc cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm được quy định trong Nghị định 60 thì báo cáo Chánh Thanh tra và đến ngay hiện trường để xem xét, xác minh nguồn tin. Nếu xác định được hành vi vi phạm thì xử phạt theo thẩm quyền và báo cáo Chánh Thanh tra;

- Trường hợp Thanh tra viên đang giải quyết việc riêng mà phát hiện có hành vi vi phạm được quy định trong Nghị định 60 thì tiến hành lập biên bản tại chỗ và báo cáo ngay Chánh Thanh tra qua điện thoại để xin ý kiến chỉ đạo;

Thứ hai, một cơ quan có thẩm quyền chung cũng có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động đó là Ủy ban nhân dân các cấp được quy định tại Điều 45, Nghị định 60. Một trong những mục đích của quy định này là để xử phạt các trường hợp vượt quá thẩm quyền của cơ quan chuyên ngành, tránh trường hợp tồn đọng, chậm trễ trong việc giải quyết xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động.

Tuy nhiên, để hạn chế cái gọi là "quyền anh, quyền tôi" khi việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực Tư pháp nói chung, trong hoạt động  nói riêng, Nghị đinh 60 đã quy định tại Điều 45 như sau:

“Điều 45. Thầm quyền xử phạt vi phạm hành chính của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 2.000.000 đồng;

c) Tịch thu tang vật, phương tiện sử dụng để vi phạm hành chính có giá trị đến 2.000.000 đồng;

d) Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II Nghị định này.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến 30.000.000 đồng;

c) Tịch thu tang vật, phương tiện sử dụng để vi phạm hành chính;

d) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thẩm quyền;

đ) Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II Nghị định này.

3. Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có quyền:

a) Phạt cảnh cáo;

b) Phạt tiền đến mức tối đa quy định tại Nghị định này;

c) Tịch thu tang vật, phương tiện sử dụng để vi phạm hành chính;

d) Tước quyền sử dụng giấy phép, chứng chỉ hành nghề theo thẩm quyền;

đ) Áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Chương II Nghị định này.”.

6. Thủ tục xử phạt

Thủ tục xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động  phải tuân theo quy định tại Chương VI Pháp lệnh Xử lý vi phạm hanh chính năm 2002, Chương IV Nghị định 134/2003/NĐ-CP và Chương IV Nghị định 60. Theo đó, thủ tục xử phạt được chia làm 02 loại: thủ tục đơn giản và thủ tục lập biên bản. Ý nghĩa của việc chia thủ tục làm hai loại là ở chỗ: đối với việc đơn giản thì người có thẩm quyền xử phạt có thể ra quyết định xử phạt ngay; cá nhân, tổ chức bị xử phạt có thể nộp tiền tại chỗ; vụ việc được giải quyết nhanh chóng, đơn giản, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan nhà nước, công chức khi thi hành công vụ và cho cả cá nhân, tổ chức vi phạm.

6.1 Thủ tục đơn giản

Theo quy định tại Điều 54 Pháp lệnh, Điều 19 Nghị định 134 và khoản 1, Điều 43 Nghị định 60 thì thủ tục đơn giản là loại thủ tục được áp dụng trong trường hợp xử phạt vi phạm hành chính bằng hình thức xử phạt cảnh cáo, phạt tiền đến 100.000 đồng và người có thẩm quyền xử phạt có thể ra quyết định xử phạt ngay mà không phải lập biên bản. Nội dung quyết định xử phạt theo thủ tục đơn giản, ngắn gọn hơn so với thủ tục lập biên bản, tuy nhiên vẫn phải đảm bảo những thông tin sau đây: họ, tên, địa chỉ của người vi phạm, hành vi vi phạm, địa điểm xảy ra vi phạm, điều, khoản, tên văn bản được áp dụng để xử phạt; ngày, tháng, năm ra quyết định, họ, tên, chức vụ người ra quyết định. Trong trường hợp phạt tiền thì trong quyết định phải ghi rõ mức tiền phạt. Ngưòi ra quyết định xử phạt phải giao cho nguời bi xử phạt quyết định xử phạt.

6.2 Thủ tục lập biên bản

Thủ tục xử phạt phải lập biên bản trong hoạt động  được quy định trực tiếp tại khoản 3, Điều 42, Nghị định 60 Quy định này dẫn chiếu tới các quy định tại Điều 55 của Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính năm 2002 và Điều 20 của Nghị định 134. Từ những quy định này có thể khái quát thủ tục lập biên bản như sau:

Một là, khi phát hiện vi phạm hành chính trong hoạt động, người có thẩm quyền xử phạt phải ra lệnh bằng văn bản hoặc bằng miệng, yêu cầu đình chỉ ngay hành vi vi phạm, đồng thời lập biên bản về hành vi vi phạm. Biên bản phải có những nội dung chính sau đây: ngày, tháng, năm, địa điểm lập biên bản; họ, tên, địa chỉ người vi phạm; ngày, tháng, năm, địa điểm xảy ra vi phạm; hành vi vi phạm, tang vật, phương tiện vi phạm (nếu có). Biên bản phải được lập làm 02 bản, có chữ ký của nguời lập biên bản, của cá nhân, tổ chức vi phạm, của người làm chứng (nếu có); nếu cá nhân, tổ chức vi phạm từ chối ký thì người có thẩm quyền xử phạt hoặc người lập biên bản phải ghi rõ lý do vào biên bản. Trong trường hợp biên bản có nhiều tờ thì người vi phạm, đại diện tổ chức vi phạm phải ký vào từng tờ biên bản.

Hai là, xem xét, quyết định xử phạt theo quy định tại Điều 56 Pháp lệnh và Điều 21 nghị định 134. Theo đó, đối với những vi phạm bình thường thì thời hạn để ra quyết định xử phạt là 10 ngày kể từ ngày lập biên bản, đối với những vụ việc phức tạp, thì thời hạn để ra quyết định xử phạt là 30 ngày; trong trường hợp cần xác minh, thu thập thêm chứng cứ thì người có thẩm quyền phải báo cáo thủ trươngr trực tiếp bằng văn bản để ra hạn. Việc gia hạn thêm phải bằng văn bản và thời gian ra hạn thêm là 30 ngày. Nội dung quyết định xử phạt phải tuân theo quy định tại khoản 3, Điều 56 Pháp lệnh, bao gồm: ngày, tháng, năm ra quyết định; họ, tên, chức vụ người ra quyết định; họ, tên, địa chỉ, nghề nghiệp người vi phạm hoặc tổ chức vi phạm; hành vi vi phạm, điều khoản, tên văn bản được áp dụng, hình thức xử phạt chính và bổ sung, các biện pháp khắc phục hậu quả.

Đối với vụ vi phạm không thuộc thẩm quyền thì người lập biên bản chuyển biên bản đó cho người có thẩm quyền để quyết định xử phạt.

Ba là, thi hành quyết định xử phạt. Theo quy định tại Điều 64 của Pháp lệnh, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày được giao quyết định xử phạt, cá nhân, tổ chức vi phạm phải thi hành quyết định xử phạt. Quá thời hạn quy định mà cá nhân, tổ chức không tự nguyện thi hành thì bị cưỡng chế thi hành.

Hoãn thi hành quyết định xử phạt: Trong truờng hợp cá nhân vi phạm chưa thể thi hành quyết định xử phạt không phải do họ chây ỳ mà do chưa có điều kiện thi hành như đang gặp khó khăn đặc biệt về kinh tế; đồng thời mức bị xử phạt tiền từ 500.000 đồng trở lên, thì có thể được tạm hoãn thi hành quyết định xử phạt. Thời hạn tạm hoãn thi hành quyết định xử phạt không quá 03 tháng kể từ khi có quyết định tạm hoãn. Người có thẩm quyền quyết định phạt tiền, có quyền quyết định tạm hoãn. Để được hoãn, cá nhân, tổ chức vi phạm phải làm đơn đề nghị có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cơ quan.

7. Một số lưu ý khác về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực công chứng

7.1 Tình tiết tăng năng, giảm nhẹ

Một trong những yêu cầu cơ bản của việc xử lý vi phạm hành chính là việc xử lý phải tương xứng với tính chất mức độ của hành vi vi phạm và nhân thân người vi phạm. Đó cũng chính là một trong những cơ sở cho việc ban hành các quy định về tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ trong xử lý vi phạm hành chính. Tình tiết tăng nặng, tình tiết giảm nhẹ trong xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động được quy định tại khoản 2, Điều 3, Nghị định số 60 và dẫn chiếu đến Điều 8, Điều 9 của Pháp lệnh Xử lý vi phạm hành chính và Điều 6 Nghị định số 134/2003/NĐ-CP.

-  Theo quy định tại Điều 8 Pháp lệnh, có bảy (07) tình tiết giảm nhẹ, bao gồm: (1) Người vi phạm hành chính đã ngăn chặn, làm giảm bớt tác hại của vi phạm hoặc tự nguyện khắc phục hậu quả, bồi thường thiệt hại; (2) Người vi phạm hành chính đã tự nguyện khai báo, thành thật hối lỗi; (3) Vi phạm trong tình trạng bị kích động về tinh thần do hành vi trái pháp luật của người khác gây ra; (4) Vi phạm do bị ép buộc hoặc bị lệ thuộc về vật chất hoặc tinh thần; (5) Người vi phạm là phụ nữ có thai, người già yếu, người có bệnh hoặc tàn tật làm hạn chế khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình; (6) Vi phạm vì hoàn cảnh đặc biệt khó khăn mà không do mình gây ra; và (7) Vi phạm do trình độ lạc hậu.

- Theo quy định tại Điều 9 Pháp lệnh, có chín (09) tình tiết tăng năng, bao gồm: (1) Vi phạm có tổ chức; (2) Vi phạm nhiều lần trong cùng lĩnh vực hoặc tái phạm trong cùng lĩnh vực; (3) Xúi giục, lôi kéo người chưa thành niên vi phạm, ép buộc người bị lệ thuộc vào mình về vật chất, tinh thần vi phạm; (4) Vi phạm trong tình trạng say do dùng rượu, bia hoặc các chất kích thích khác; (5) Lợi dụng chức vụ, quyền hạn để vi phạm; (6) Lợi dụng hoàn cảnh chiến tranh, hoàn cảnh thiên tai hoặc những khó khăn đặc biệt khác của xã hội để vi phạm; (7) Vi phạm trong thời gian đang chấp hành hình phạt của bản án hình sự hoặc đang chấp hành quyết định xử lý vi phạm hành chính; (8) Tiếp tục thực hiện hành vi vi phạm hành chính mặc dù người có thẩm quyền đã yêu cầu chấm dứt hành vi đó; và (9) Sau khi vi phạm đã có hành vi trốn tránh, che giấu vi phạm hành chính.

Cần phải lưu ý rằng, chỉ có chín tình tiết này mới là tình tiết tăng nặng, không ai có thể đặt ra bất cứ một tình tiết tăng nặng nào ngoài những tình tiết này để xử phạt nặng thêm cho công dân.

7.2 Thời hiệu xử phạt

Theo quy định tại khoản 1, Điều 4, Nghị định số 60, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp nói chung, trong hoạt động  nói riêng là một năm, kể từ ngày vi phạm hành chính được thực hiện. Nếu quá thời hiệu nói trên mà vi phạm hành chính mới bị phát hiện thì không tiến hành xử phạt nhưng vẫn bị áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả quy định tại Nghị định này. Trong trường hợp quá thời hiệu xử phạt mà lỗi thuộc về người có thẩm quyền xử phạt thì người có thẩm quyền xử phạt bị xử lý theo quy định tại Điều 121 của Pháp lệnh như sau : "Người có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính mà sách nhiễu, dung túng, bao che, không xử lý hoặc xử lý không kịp thời, không đúng mức, xử lý vượt thẩm quyền quy định thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.".

Khoản 2, Điều 4, Nghị định số 60 cũng quy định "Đối với cá nhân đã bị khởi tố, truy tố hoặc có quyết định đưa vụ án ra xét xử theo thủ tục tố tụng hình sự mà có quyết định đình chỉ điều tra hoặc đình chỉ vụ án thì bị xử phạt vi phạm hành chính nếu hành vi của người đó có dấu hiệu vi phạm hành chính; trong thời hạn ba ngày, kể từ ngày ra quyết định đình chỉ điều tra, đình chỉ vụ án, người đã ra quyết định phải gửi quyết định cho người có thẩm quyền xử phạt; trong trường hợp này, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính là ba tháng, kể từ ngày người có thẩm quyền xử phạt nhận được quyết định đình chỉ và hồ sơ vụ vi phạm..".

Trong thời hạn được quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 4, Nghị định số 60 này, nếu người vi phạm thực hiện vi phạm hành chính mới trong hoạt động  hoặc cố tình trốn tránh, cản trở việc xử phạt thì không áp dụng thời hiệu xử phạt như quy định ở trên mà thời hiệu xử phạt được tính lại kể từ thời điểm thực hiện vi phạm hành chính mới hoặc thời điểm chấm dứt hành vi trốn tránh, cản trở việc xử phạt.

Theo quy định tại Điều 6, Nghị định số 60 vấn đề "thời hạn được coi là chưa bị xử phạt vi phạm hành chính" đã được quy định cụ thể. Theo đó, cá nhân, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động , nếu qua một năm, kể từ ngày chấp hành xong quyết định xử phạt (tức là kể từ ngày thực hiện xong các nghĩa vụ, yêu cầu ghi trong quyết định xử phạt hoặc từ ngày quyết định xử phạt được cưỡng chế thi hành) hoặc kể từ ngày hết thời hiệu thi hành quyết định xử phạt mà không tái phạm thì được coi như chưa bị xử phạt vi phạm hành chính.

7.3 Biện pháp đảm bảo cho hình thức xử phạt tiền

Tại khoản 3, Điều 57 của Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002 đã quy định người lập biên bản vi phạm hành chính có thẩm quyền:

“Trong trường hợp chỉ áp dụng hình thức phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức vi phạm, thì người có thẩm quyền xử phạt có quyền tạm giữ giấy phép lưu hành phương tiện hoặc giấy phép lái xe hoặc giấy tờ cần thiết khác có liên quan cho đến khi cá nhân, tổ chức đó chấp hành xong quyết định xử phạt. Nếu cá nhân, tổ chức vi phạm không có những giấy tờ nói trên, thì người có thẩm quyền xử phạt có thể tạm giữ tang vật, phương tiện vi phạm.”.

Theo đó, khi tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính có chế tài phạt tiền thì để đảm bảo cho việc thi hành quyết định xử phạt hành chính thì cán bộ lập biên bản có quyền tạm giữ 1 số giấy tờ có liên quan đến hoạt động của Công chứng viên như: thẻ Công chứng viên (nếu có), Quyết định bổ nhiệm Công chứng viên, Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng…Việc tạm giữ phải được ghi chi tiết vào biên bản, tạm giữ giấy tờ gì, số hiệu văn bản, ngày tháng năm, trích yếu giấy tờ bị tạm giữ, mô tả đặc điểm giấy tờ bị tạm giữ…

7.4 Khiếu nại, tố cáo

Khiếu nại, tố cáo về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động  được quy định tại Chương V của nghị định 76 và dẫn chiếu đến quy định tại Điều 118 của Pháp lệnh. Theo đó, có thể hiểu rằng chủ thể khiếu nại về xử phạt vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng là cá nhân, tổ chức bị xử phạt; chủ thể thực hiện quyền tố cáo là mọi công dân. Thẩm quyền, thủ tục, thời hạn giải quyết khiếu nại, tố cáo được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Nội dung này chúng tôi sẽ trình bày cụ thể, chi tiết tại chuyên đề "Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác công chứng".

Để phát hiện ra hành vi vi phạm hành chính và đảm bảo việc xử phạt đúng theo quy định của pháp luật thì người có thẩm quyền xử phạt phải nắm rõ nội dung nghiệp vụ công chứng, quy trình thanh tra chuyên ngành trên lĩnh vực công chứng. Tác giả xin trình bày cụ thể nội dung này ở phần II dưới đây để bạn đọc tham khảo.

Phần II

CÁC QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT VỀ THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH, NHỮNG VẤN ĐỀ KHÓ KHĂN, VƯỚNG MẮC, BẤT CẬP CỦA HỆ THỐNG PHÁP LUẬT VÀ GIẢI PHÁP CỦA CÔNG CHỨNG VIÊN TRONG THỰC TIỄN HÀNH NGHỀ

Luật Công chứng được Quốc hội thông qua ngày 29/11/2006, bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2007 đến nay đã và đang thực sự đi vào đời sống xã hội. Hiện nay, ngoài loại hình Phòng công chứng (trước đây là Phòng công chứng nhà nước), loại hình Văn phòng công đang phát triển khá mạnh mẽ ở nhiều địa phương, nhất là ở Hà Nội, thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành phố lớn. Hoạt động của các Văn phòng công chứng này giúp giảm thiểu sự quá tải tại các Phòng công chứng Nhà nước trước đây, góp phần vô cùng quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và các quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật và tăng cường pháp chế XHCN.

Để đáp ứng yêu cầu của nhiều địa phương và có thêm tài liệu tham khảo về công tác chỉ đạo nghiệp vụ thanh tra của Thanh tra Tư pháp, trong phạm vi chuyên đề này, chúng tôi xin trao đổi cùng các bạn một số nội dung cơ bản về thanh tra nghiệp vụ công chứng, bao gồm thanh tra các trình tự, thủ tục công chứng các hợp đồng giao dịch, các vấn đề bất cập của pháp luật, cách xử lý thông thường của Công chứng viên và các hành vi sai phạm thường xảy trong việc không chấp hành đầy đủ, chặt chẽ các quy trình, thủ tục công chứng các hợp đồng giao dịch. Để tiện việc tra cứu, tác giả xin trình bày theo từng mục, mỗi mục là một loại hợp đồng giao dịch và được trình bày chi tiết theo 10 mục sau đây:

Mục 1

THỦ TỤC CHUNG CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG GIAO DỊCH

1. Thủ tục (Theo Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng)

1.1. Hồ sơ công chứng

Người yêu cầu công chứng nộp một bộ hồ sơ yêu cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:

a) Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;

b) Dự thảo hợp đồng, giao dịch;

c) Bản sao giấy tờ tuỳ thân;

d) Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;

đ) Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

1.2. Lưu ý khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch

1.2.1. Bản sao quy định trong Hồ sơ công chứng là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu.

Trong thực tế, đã có trường hợp do cả nể, quen biết nên Công chứng viên đã chấp nhận chứng minh thư photo của người yêu cầu công chứng, người yêu cầu công chứng sử dụng chứng minh thư giả hoặc người yêu cầu công chứng ký tên không đúng chữ ký của mình sau đó giá đất tăng đã quay lại tố cáo có người giả chữ ký của mình…Từ những thực tế này, tác giả kiến nghị cần phải sửa đổi chế định điểm chỉ tại Luật Công chứng. Theo tác giả, đã ký hợp đồng công chứng là bắt buộc phải điểm chỉ để đảm bảo tính an toàn pháp lý vì trong thực tế đã có người đóng giả người khác để đến ký hợp đồng công chứng khi công chứng viên yêu cầu điểm chỉ thì đã chửi bới, phản đối quyết liệt và bỏ chạy. Nếu người nào đóng giả người ký hợp đồng giao dịch thì cũng dễ truy nguyên khi đã điểm chỉ.

1.2.2. Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng.

Trong thực tế, nhiều trường hợp do khách quen nên công chứng viên đã “cho nợ” chứng minh tư, hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, biên bản họp các thành viên công ty…Trong trường hợp này cần phải kiên quyết khi đã nộp đủ các thủ tục, căn cứ pháp lý để chứng minh nhân thân, tài sản thì công chứng viên mới được công chứng hợp đồng giao dịch.

1.2.3. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.

1.2.4. Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.

Trong thực tế có nhiều trường hợp không ký vào từng trang của hợp đồng giao dịch (đặc biệt là người yêu cầu công chứng là ngân hàng), theo tác giả cần chấm dứt ngay hiện tượng này và các cơ quan thanh tra, kiểm tra phải kiên quyết xử lý để phòng ngừa, ngăn chặn trường hợp này xảy ra một cách phổ biến.

1.2.5. Đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn, cần chú ý: Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.

Trong thực tế có nhiều công chứng viên do được “bổ nhiệm ngang” không qua đào tạo nghiệp vụ công chứng và không nắm chuyên sâu về các quy định của Bộ luật dân sự và các luật có liên quan (như Luật đất đai, Luật Xây dựng, Luật Ngân hàng…) nên nội dung hợp đồng còn có sai phạm và “ngô nghê” đến mức phải xử phạt. Ví dụ:  ký hợp đồng chuyển nhượng sai thẩm quyền, ký hợp đồng cho một người đại diện cho một số người lại ký với một pháp nhân mà chính mình làm đại diện, ký văn bản từ chối di sản sau khi người có di sản đã chết 06 năm, ký hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất cho người thuê đất 50 năm nhưng chưa mới nộp thuế sử dụng đất 05 năm…

1.2.6. Đối với trường hợp công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, cần lưu ý:

- Khi nộp hồ sơ công chứng, người yêu cầu công chứng phải nêu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch.

- Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch.

- Trong thực tế, khi ký hợp đồng thế chấp tài sản để vay tiền, có nhiều trường hợp người thế chấp tài sản để vay tiền  do vì quá cần tiền và nhận thức hậu quả pháp lý của hợp đồng uỷ quyền chưa được rõ nên đã cam kết uỷ quyền cho bên được uỷ quyền có quyền thế chấp, cho thuê, cho tặng, chuyển  nhượng…định đoạt tài sản miễn là có tiền vay. Trong trường hợp này, Công chứng viên buộc phải giải thích rõ quyền và nghĩa vụ, hậu quả pháp lý của việc uỷ quyền để người uỷ quyền được rõ. Nếu bên uỷ quyền đã hiểu rõ nội dung mà vẫn kiên quyết đồng ý nội dung uỷ quyền nêu trên thì công chứng viên vẫn phải ký công chứng hợp đồng cho giao dịch này vì các bên đã hiểu rõ nội dung, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và hoàn toàn tự nguyện giao kết.

2. Thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản (Theo Điều 37 Luật Công chứng)

2.1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 dưới đây.

2.2. Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.

Trong thực tế có 02 quan điểm sau:

Quan điểm 1:

Vì tại khoản 1, Điều 37 của Luật Công chứng đã quy định: “Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản…” thì việc công chứng viên ký hợp đồng uỷ quyền cho một người đứng ra giao dịch về bất động sản đó là hoàn toàn khác nhau. Một bên là giao dịch trực tiếp với bất động sản, một bên là gián tiếp giao dịch với bất động sản nên hợp đồng uỷ quyền không phụ thuộc vào địa hạt.

Quan điểm 2:

Bất kể giao dịch gián tiếp hay trực tiếp với bất động sản đều phải tuân thủ theo địa hạt. Tức là công chứng viên không được ký hợp đồng uỷ quyền cho một người khác có quyền giao dịch với bất động sản ở ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

Tác giả chọn quan điểm thứ nhất vì khi  người được uỷ quyền ký hợp đồng, giao dịch trực tiếp về bất động sản ở nơi nào thì vẫn phải do tổ chức hành nghề công chứng ở nơi đó công chứng.

3. Thời hạn công chứng (Theo Điều 38 Luật Công chứng)

3.1. Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày tổ chức hành nghề công chứng nhận đủ hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định không tính vào thời hạn công chứng.

3.2. Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá mười ngày làm việc.

4. Địa điểm công chứng (Theo Điều 39 Luật Công chứng)

4.1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 5.2 dưới đây.

4.2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

Trong thực tế, việc công chứng ngoài trụ sở là phổ biến (tác giả có rất nhiều danh sách các hợp đồng công chứng ngoài trụ sở) , có tổ chức hành nghề công chứng còn quảng cáo phục vụ khách hàng mọi lúc, mọi nơi và có cả hoa hồng, chiết khấu cho khách hàng !!!

Điều tác giả đáng lo ngại nhất là vấn đề an toàn pháp lý khi công chứng ngoài trụ sở vì các tổ chức hành nghề công chứng thường cử các nhân viên đi lấy chữ ký người yêu cầu công chứng do đó sẽ khó bảo đảm toàn vẹn 03 yêu cầu:

Yêu cầu thứ nhất: xác định chính xác nhân thân của gười yêu cầu công chứng, đối chiếu chứng minh thư, nhận dạng chính xác giữa người thật và ảnh trong chứng minh thư,  lăn tay điểm chỉ, so sánh mẫu vân tay thực tế và mẫu vân tay trong chứng minh thư để xác định người thật, việc thật khi yêu cầu công chứng…

Yêu cầu thứ hai: xác định chính xác năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, tính minh mẫn, tính tự nguyện khi giao dịch, nhận thức pháp luật, hậu quả pháp lý khi ký hợp đồng…

Yêu cầu thứ ba: xác định tính chính xác của giấy tờ gốc chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu tài sản mang ra giao dịch, tài sản có tranh chấp hay không ? còn nguyên vẹn không ? giấy tờ có hợp pháp, hợp lệ không ?

Theo tác giả, để đảm bảo cho 03 yêu cầu trên và đảm bảo an toàn pháp lý khi công chứng hợp đồng giao dịch ngoài trụ sở thì bắt buộc công chứng viên phải trực tiếp đi lấy chữ ký người yêu cầu công chứng và trực tiếp thẩm định các giấy tờ có liên quan.

5. Chữ viết trong văn bản công chứng (Theo Điều 40 Luật Công chứng)

5.1. Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không đ­ược viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không đ­ược viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

5.2. Thời điểm công chứng phải đ­ược ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu ngư­ời yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Trong thực tế, có nhiều công chứng viên đã ký hợp đồng bán đấu giá tài sản vào thời điẻm trước khi tổ chức bán đấu giá, ngay khi tổ chức bán đấu giá, hoặc trong khi tổ chức bán đấu giá do một số nguyên nhân sau:

- Công chứng viên không chứng kiến cuộc bán đấu giá, sau khi bán đấu giá xong thì nhân viên của tổ chức bán đấu giá đưa hợp đồng bán đấu giá đến và công chứng viên đã điền giờ công chứng vào hợp đồng theo giờ của giấy mời tham gia chứng kiến cuộc bán đấu giá (nguyên nhân này là chủ yếu).

- Công chứng viên có tham gia chứng kiến cuộc bán đấu giá nhưng không tham gia từ đầu đến cuối phiên bán đấu giá nên đã ghi giờ công chứng không chính xác (giờ công chứng viên ký hợp đồng bán đấu giá phải bằng hoặc sau giờ kết thúc phiên đấu giá).

Hậu quả của hành vi sai phạm trên đã gây rất nhiều khó khăn, phức tạp cho các ngành, các cấp khi có khiếu kiện về bán đấu giá tài sản. Do đó, theo tác giả, để tránh hậu quả phức tạp thì công chứng viên chỉ nên ghi ngày, tháng, năm ký hợp đồng và không cần phải ghi rõ giờ công chứng trong lời chứng (Luật Công chứng cho phép).

6. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng (Theo Điều 41 Luật Công chứng)

6.1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng phải ký vào văn bản công chứng trước mặt công chứng viên.

Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp khác đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào hợp đồng; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

6.2. Việc điểm chỉ được thay thế việc ký trong văn bản công chứng trong các trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào, của bàn tay nào. 

6.3. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng di chúc;

b) Theo đề nghị của người yêu cầu công chứng;

c) Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

6.4. Thực tiễn cho thấy việc điểm chỉ là hết sức cần thiết và làm cho hợp đồng giao dịch tăng thêm độ tin cậy và an toàn pháp lý. Có trường hợp người đến yêu cầu công chứng không đúng là người có tên trong hợp đồng giao dịch nên khi công chứng viên yêu cầu điểm chỉ thì người đó phản ứng rất quyết liệt và bỏ chạy. Nếu có điểm chỉ thì việc truy nguyên người đến giao dịch cũng rất dễ dàng cho cơ quan điều tra (vì trong thực tế đã có trường hợp là người giao dịch thật lại “ký giả” vào Hợp đồng và sau đó đã từ chối không nhận chữ ký của mình để “cò quay” vì giá nhà đất tăng lên như tên lửa… do đó, theo tác giả cần phải đưa chế định bắt buộc điểm chỉ vào sửa đổi, bổ sung Luật Công chứng.

7. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng (Theo Điều 42 Luật Công chứng)

Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải đ­ược đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

8. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng (Theo Điều 43 Luật Công chứng) 

8.1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch.

8.2. Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.

8.3. Khi sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cần sửa với các giấy tờ trong hồ sơ công chứng, gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng viên có trách nhiệm thông báo việc sửa lỗi kỹ thuật đó cho người tham gia hợp đồng, giao dịch.

Trong thực tế việc sửa lỗi kỹ thuật còn rất tuỳ tiện, không tuân thủ theo Luật công chứng. Cụ thể, có trường hợp công chứng viên bôi bút xoá và viết đè nội dung khác lên; viết thêm nội dung vào; gạch chéo bỏ hẳn một đoạn; viết chèn dòng; dán giấy đè lên để viết; gạch giữa chữ; viết chèn số, chèn chữ. Đặc biệt, có trường hợp công chứng viên còn “sáng tạo” ra “hình thức sửa lỗi kỹ thuật mới” bằng cách lập hẳn trang đính chính riêng và công chứng viên ký đơn phương xác nhận. Rất nhiều trường hợp công chứng viên đã lạm dụng sửa lỗi kỹ thuật để sửa chữa những nội dung quan trọng của hợp đồng.

9. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch (Theo Điều 44 Luật Công chứng)

9.1. Việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thoả thuận, cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã tham gia hợp đồng, giao dịch đó và phải được công chứng.

9.2. Người thực hiện việc công chứng sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động hoặc giải thể thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch.

9.3. Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch quy định tại Chương IV của Luật Công chứng.

Trong thực tế, rất nhiều trường hợp phải sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng, giao dịch nhưng công chứng viên đã lạm dụng sửa lỗi kỹ thuật hoặc lập trang đính chính để tự sửa đổi, bổ sung hợp đồng và không có ký xác nhận của người yêu cầu công chứng.

10. Người được đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu (Theo Điều 45 Luật Công chứng)

Công chứng viên, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người có quyền, lợi ích liên quan, cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền đề nghị Toà án tuyên bố văn bản công chứng vô hiệu khi có căn cứ cho rằng việc công chứng có vi phạm pháp luật.

11. Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản (Theo Điều 47 Luật Công chứng)

11.1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

11.2. Nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.

11.3. Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó.

12. Một số bất cập chung thường gặp khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch

- Trường hợp chứng minh thư của một trong các bên tham gia hợp đồng đã hết hạn sử dụng, hầu hết các Văn phòng - Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, có Văn phòng - Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải viết bản cam kết làm lại chứng minh thư; có Văn phòng - Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải điểm chỉ vào hợp đồng;

- Trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng ở nước ngoài thời gian đã lâu nên chỉ có hộ chiếu và hộ khẩu tại Việt Nam đã bị cắt hoặc không có hộ khẩu tại Việt Nam, đồng thời không thể cung cấp được xác nhận tạm trú/ định cư ở nước ngoài: có Văn phòng - Phòng Công chứng không tiếp nhận hồ sơ công chứng, có Văn phòng - Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng để xác minh, thẩm định và xem xét công chứng hợp đồng giao dịch;

- Đối với trường hợp đính chính lỗi kỹ thuật trong hợp đồng, hiện nay các Văn phòng - Phòng Công chứng đang áp dụng quy định của pháp luật với nhiều cách khác nhau, có những lỗi, những bổ sung liên quan đến nội dung hợp đồng vẫn được các Văn phòng - Phòng Công chứng áp dụng như sửa lỗi kỹ thuật;

- Có một số Văn phòng - Phòng Công chứng, công chứng viên không ký vào từng trang của hợp đồng, giấy tờ công chứng mà chỉ ký ở trang lời chứng còn ở từng trang đã có chữ ký nháy của chuyên viên nghiệp vụ hoặc thư ký công chứng viên;

- Khi thực hiện công chứng hủy giao dịch, hợp đồng đã được công chứng tại Văn phòng - Phòng Công chứng người yêu cầu hủy giao dịch, hợp đồng không cung cấp được các bản Văn bản, Hợp đồng đã công chứng thì Văn phòng - Phòng Công chứng cũng không đề nghị người yêu cầu hủy giao dịch, hợp đồng cung cấp mà chỉ cần lập bản cam kết đã để thất lạc.

Mục 2

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG DI CHÚC

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG DI CHÚC

1. Hồ sơ công chứng

Người yêu cầu công chứng di chúc cần xuất trình bản sao (kèm theo bản chính để đối chiếu) các loại giấy tờ sau:

- Chứng minh nhân dân hoặc giấy tờ tuỳ thân khác (hộ chiếu, chứng minh sĩ quan, giấy chứng nhận công nhân viên quốc phòng, giấy kiểm tra tạm thời) đang còn trong thời hạn sử dụng, hộ khẩu hoặc giấy xác nhận thường trú của người lập di chúc.

- Các giấy tờ hợp lệ chứng minh quyền sở hữu và quyền sử dụng tài sản như: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy đăng ký xe ô tô - xe máy, Sổ tiết kiệm, …

- Các giấy tờ chứng minh tài sản để lại theo di chúc là tài sản chung hay tài sản riêng của vợ chồng phù hợp với quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

- Giấy khám sức khoẻ của người lập di chúc (Do Bệnh viện hoặc Trung tâm y tế quận, huyện lập).

- Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)

2. Thủ tục, trình tự công chứng di chúc

- Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu việc công chứng di chúc, không thông qua người khác, không ủy quyền cho người khác. Người lập di chúc phải  tự tay viết và ký vào bản di chúc của mình.

- Nếu người lập di chúc bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ thì phải có 2 người làm chứng. Người lập di chúc tuyên bố nội dung di chúc của mình trước công chứng viên, công chứng viên ghi chép lại nội dung mà người lập di chúc tuyên bố. Người lập di chúc ký hoặc điểm chỉ vào bản di chúc sau khi xác nhận bản di chúc đã được ghi chép chính xác và thể hiện đúng ý chí của mình.

3. Các lưu ý khi thực hiện thủ tục công chứng di chúc

3.1. Người làm chứng (đối với trường hợp người lập di chúc bị hạn chế về thể chất hoặc không biết chữ, hoặc không biết tiếng Việt) là người đọc thông viết thạo tiếng Việt, người phiên dịch là người có thể dịch đúng và chính xác nội dung di chúc từ tiếng Việt sang tiếng nước của người lập di chúc sử dụng. Người làm chứng, người dịch phải có đủ năng lực hành vi và mang theo chứng minh nhân dân, hộ khẩu.

Người không được làm chứng cho việc lập di chúc: (Điều 659 Bộ Luật Dân sự)

- Người thừa kế theo di chúc hoặc theo pháp luật của người lập di chúc;

- Người có quyền và nghĩa vụ tài sản liên quan đến nội dung di chúc;

- Người chưa đủ 18 tuổi, người không có năng lực hành vi dân sự.

3.2. Trường hợp nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc các bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ hành vi của mình hoặc xét thấy việc lập di chúc có dấu hiệu lừa dối, đe doạ hoặc cưỡng ép, thì Công chứng viên không công chứng di chúc đó (trích khoản 2, điều 48 của Luật Công chứng.).

3.3. Di chúc do Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng công chứng được thực hiện tại trụ sở của Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng. Trường hợp tính mạng bị cái chết đe doạ do bệnh tật hoặc nguyên nhân khác mà người lập di chúc không thể đến trụ sở Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng thì việc công chứng di chúc được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người lập di chúc. Thủ tục công chứng di chúc ngoài trụ sở của Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng phải được thực hiện như thủ tục công chứng tại trụ sở.

3.4. Di chúc bằng văn do các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực

- Di chúc do Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường chứng thực (Trích điều 24 thẩm quyền chứng thực của Uỷ ban nhân dân cấp xã tại Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực);

- Di chúc do Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng công chứng;

- Di chúc do các cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực có giá trị pháp lý ngang nhau (khoản 4, Điều 14 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực).

- Người lập di chúc có thể yêu cầu bất cứ cơ quan có thẩm quyền công chứng, chứng thực như đã nêu trên công chứng, chứng thực di chúc của mình theo các quy định của pháp luật.

3.5. Người lập di chúc có thể sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ di chúc vào bất cứ lúc nào.

Nếu người lập di chúc bổ sung di chúc, thì di chúc đã lập và phần bổ sung đều có hiệu lức pháp luật như nhau; nếu phần di chúc đã lập vàphần bổ sung mâu thuẫn nhau, thì chỉ phần bổ sung có hiệu lực pháp luật.

Trong trường hợp người lập di chúc thay thế di chúc bằng di chúc mới, thì di chúc trước bị huỷ bỏ (Điều 662 Bộ Luật Dân sự).

3.6. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc có thể được công chứng, chứng thực tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào (khoản 5, Điều 50 Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực) .

Trong trường hợp di chúc trước đó đang được lưu giữ tại một tổ chức hành nghề công chứng thì người lập di chúc phải thông báo cho tổ chức hành nghề công chứng đó biết việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, hủy bỏ di chúc.

3.7. Trường hợp tài sản được định đoạt trong di chúc là quyền sử dụng đất ngoài những hướng dẫn theo các văn bản hướng dẫn công chứng còn được thực hiện theo các quy định khác của pháp luật về đất đai.

4. Thủ tục nhận lưu giữ di chúc

4.1. Cá nhân giữ bản di chúc có các nghĩa vụ sau đây:

a) Giữ bí mật nội dung di chúc;

b) Giữ gìn, bảo quản bản di chúc; nếu bản di chúc bị thất lạc, hư hại thì phải báo ngay cho người lập di chúc;

c) Giao lại bản di chúc cho người thừa kế hoặc người có thẩm quyền công bố di chúc, khi người lập di chúc chết. Việc giao lại bản di chúc phải được lập thành văn bản, có chữ ký của người giao, người nhận và trước sự có mặt của hai người làm chứng.

4.2. Người lập di chúc có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc. 

4.3. Đối với di chúc đã được tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ nhưng sau đó giải thể hoặc chấm dứt hoạt động thì trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động, tổ chức hành nghề công chứng phải thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc. Trường hợp không thoả thuận được thì phải trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc.

4.4. Việc công bố di chúc lưu giữ tại tổ chức hành nghề công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về dân sự.

II. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

Phòng Công chứng, Văn phòng Công chứng thường không đề nghị người yêu cầu công chứng cung cấp Giấy khám sức khỏe để chứng minh tình trạng sức khỏe, trạng thái tinh thần của người lập di chúc do nhận định người yêu cầu công chứng đến đề nghị thực hiện công chứng di chúc trong tình trạng sức khỏe tốt, tinh thần minh mẫn.

Mục 3

CÔNG CHỨNG VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN, VĂN BẢN KHAI NHẬN, PHÂN CHIA DI SẢN

I. QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN (theo Điều 642 Bộ luật Dân sự)

1. Người thừa kế có quyền từ chối nhận di sản, trừ trường hợp việc từ chối nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác.

2. Việc từ chối nhận di sản phải được lập thành văn bản; người từ chối phải báo cho những người thừa kế khác, người được giao nhiệm vụ phân chia di sản, cơ quan công chứng hoặc Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có địa điểm mở thừa kế về việc từ chối nhận di sản.

3. Thời hạn từ chối nhận di sản là sáu tháng, kể từ ngày mở thừa kế. Sau sáu tháng kể từ ngày mở thừa kế nếu không có từ chối nhận di sản thì được coi là đồng ý nhận thừa kế.

II. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ công chứng Văn bản từ chối nhận di sản

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);

Giấy chứng tử của người để lại di sản;

Văn bản từ chối nhận di sản do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hoặc do Văn phòng Công chứng, Phòng Công chứng soạn thảo;

1.1 Nếu người từ chối nhận di sản là công dân

- Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy khai sinh, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ tuỳ thân khác của người từ chối nhận di sản (bản chính và bản sao);

- Giấy tờ chứng minh người từ chối nhận di sản là người được hưởng di sản theo di chúc hoặc theo pháp luật (bản chính và bản sao);

1.2 Nếu người từ chối nhận di sản là pháp nhân

- Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

- Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

- Giấy tờ chứng minh pháp nhân từ chối nhận di sản là người được hưởng di sản theo di chúc (bản chính và bản sao);

2. Hồ sơ công chứng Văn bản khai nhận, phân chia di sản:

- Phiếu yêu cầu công chứng;

- Văn bản khai nhận, phân chia di sản do người yêu cầu công chứng tự soạn thảo hoặc đề nghị Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo;

- Giấy tờ về di sản thừa kế như: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, Sổ tiết kiệm, đăng ký xe ô tô, … (bản chính và bản sao)

- Chứng tử của những người sau (bản chính và bản sao):

  + Người chết để lại di sản;

  + Trong số những người gồm bố, mẹ, vợ, con của người để lại di sản có người đã chết

- Di chúc của người chết để lại di sản (nếu có) (bản chính và bản sao);

- Giấy tờ chứng minh quan hệ của những người sau đây với người chết để lại di sản (bản chính và bản sao):

  + Vợ (chồng) của người chết để lại di sản;

  + Bố, mẹ của người chết để lại di sản (bố mẹ đẻ, bố mẹ nuôi);

  + Con của người để lại di sản (con nuôi, con đẻ);

  + Cháu của người để lại di sản (trường hợp thừa kế thế vị)

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân những người sau, còn sống đến thời điểm yêu cầu công chứng vẫn còn sống (bản chính và bản sao):

  + Bố, mẹ của người chết để lại di sản (bố mẹ đẻ, bố mẹ nuôi);

  + Vợ (chồng) của chết người để lại di sản;

  + Con của người để lại di sản (con nuôi, con đẻ);

+ Cháu của người để lại di sản (trường hợp thừa kế thế vị)

- Hộ khẩu của những người sau (bản chính và bản sao):

+ Hộ khẩu của người chết để lại di sản (nếu có);

  + Hộ khẩu (bản chính và bản sao) của những người gồm: bố, mẹ, vợ, con, cháu (trường hợp thừa kế thế vị) của người để lại di sản đến thời điểm yêu cầu công chứng vẫn còn sống

- Sơ yếu lý lịch hoặc lý lịch Đảng viên (bản chính và bản sao) của một trong những người thuộc hàng thừa kế còn sống có liệt kê những người thừa kế;

- Văn bản từ chối nhận di sản của một trong những người thừa kế (bản chính và bản sao) (nếu có)

3. Thủ tục công chứng

3.1. Công chứng Văn bản từ chối nhận di sản: Theo quy định chung về thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch

3.2. Công chứng Văn bản thỏa thuận khai nhận, phân chia di sản

3.2.3. Công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản

- Những người thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người thì họ có quyền yêu cầu công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản.

- Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể tặng cho toàn bộ hoặc một phần quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.

- Trong trường hợp di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản đó.

- Trong trường hợp thừa kế theo pháp luật, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế.

- Trong trường hợp thừa kế theo di chúc, người yêu cầu công chứng còn phải xuất trình di chúc.

- Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh.

- Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng là một trong các căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản.

3.2.4. Công chứng văn bản khai nhận di sản

- Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật hoặc những người cùng được hưởng di sản theo pháp luật nhưng thỏa thuận không phân chia di sản đó có quyền yêu cầu công chứng văn bản khai nhận di sản.

 - Việc công chứng văn bản khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại các khoản 2, 3 và 4 Điều 49 của Luật Công chứng

III. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN THỦ TỤC CÔNG CHỨNG VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN, VĂN BẢN KHAI NHẬN, PHÂN CHIA DI SẢN

-  Các Văn phòng Công chứng, Phòng Công chứng trong quá trình thực hiện thủ tục công chứng văn bản từ chối nhận di sản thường ít khi sai sót. Tuy nhiên đã có một số Văn phòng Công chứng, Phòng Công chứng thực hiện công chứng Văn bản từ chối nhận di sản khi mà đã hết thời hạn từ chối theo khoản 3 Điều 642 Bộ luật Dân sự. Nguyên nhân chủ yếu là do đó là những trường hợp khó xác định được thời điểm mở thừa kế hoặc bản thân người yêu cầu công chứng không thể biết thời điểm mở thừa kế là khi nào;

-  Hiện nay khi nhận được yêu cầu công chứng Văn bản từ chối nhận di sản, các Văn phòng - Phòng Công chứng không thể nào kiểm tra được việc từ chối nhận di sản có nhằm trốn tránh nghĩa vụ của người yêu cầu công chứng hay không nên khi soạn thảo Văn bản thường có những nội dung cam đoan như: “Việc từ chối nhận di sản không nhằm trốn tránh nghĩa vụ của mình đối với người khác, không làm ảnh hưởng đến quyền, lợi ích hợp pháp của bất cứ ai…”.

-  Đối với việc công chứng Văn bản khai nhận, phân chia di sản, các vấn đề bất cập thường gặp của Văn phòng - Phòng Công chứng như sau:

+ Trong việc xác định những người được quyền thừa kế di sản của người chết để lại theo quy định của pháp luật thì đối với trường hợp những người chết đã cao tuổi, bố mẹ của họ đã chết từ trước 1975 rất khó để người yêu cầu công chứng xin được xác nhận của cơ quan có thẩm quyền. Trong trường hợp này, có Văn phòng - Phòng Công chứng không đề nghị người yêu cầu công chứng phải chứng minh bố mẹ của người chết đã chết, có Văn phòng - Phòng Công chứng bắt buộc người yêu cầu công chứng phải có giấy tờ xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.

+ Một trường hợp cụ thể như: người để lại di sản chết năm 2000 không để lại di chúc, con đẻ của người để lại di sản chết năm 2001. Đến năm 2010, những người thừa kế mới thực hiện thủ tục công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản thì các Văn phòng - Phòng Công chứng hiện nay đang có quan điểm và cách giải quyết khác nhau. Một số Văn phòng - Phòng Công chứng cho rằng thời điểm mở thừa kế là thời điểm thực hiện công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản vì vậy không áp dụng quy định về thừa kế thế vị trong trường hợp này, do đó không đưa người cháu (con của người con đẻ chết năm 2001) vào danh sách những người được thừa kế. Một số Văn phòng - Phòng Công chứng cho rằng thời điểm mở thừa kế là thời điểm người để lại di sản chết năm 2000, vào thời điểm này người con đẻ con sống nên được quyền hưởng thừa kế, nhưng khi công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản người con đẻ đã chết nên người cháu (con của người con đẻ chết năm 2001) sẽ được quyền hưởng thừa kế thay bố, do đó vẫn được Văn phòng - Phòng Công chứng đưa vào danh sách những người được hưởng di sản thừa kế.

-  Theo quy định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP thì khi thực hiện công chứng văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế phải thực hiện niêm yết Thông báo khai nhận thừa kế tại Ủy ban nhân dân xã, phường 30 ngày, còn trong Luật Công chứng thì không có quy định nào về vấn đề này. Do đó, có Văn phòng – Phòng Công chứng khi thực hiện công chứng đã không thực hiện thủ tục niêm yết thông báo khai nhận thừa kế có Văn phòng – Phòng Công chứng vẫn thực hiện thủ tục này.

Mục 4

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG MUA BÁN TÁI SẢN

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)

Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng – Phòng Công chứng soạn thảo

1.1. Giấy tờ bên bán

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng bên bán hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Trường hợp bên bán hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (bản chính và bản sao)

1.2. Giấy tờ bên mua

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịch

Mục 5

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH MUA BÁN, CHUYỂN NHƯỢNG QUYỀN SỞ HỮU NHÀ Ở VÀ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT Ở, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT VÀ TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)

Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo

1.1. Giấy tờ bên bán, chuyển nhượng

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Trường hợp bên bán hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)

- Trường hợp bán một phần nhà đất thì cần có bản chính các giấy tờ sau:

+ Công văn của Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà hoặc Phòng Tài nguyên - Môi trường;

+ Hồ sơ kĩ thuật thửa đất, hồ sơ hiện trạng nhà.

- Nếu nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền đem mua bán, chuyển nhượng là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)

1.2. Giấy tờ bên mua, bên nhận chuyển nhượng

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên mua không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Một trong hai vợ chồng phải có hộ khẩu Hà Nội;

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

1.3. Các trường hợp mua bán, chuyển nhượng riêng biệt, ngoài các giấy tờ nêu trên cần có các loại giấy tờ sau đây:

- Trường hợp không có hộ khẩu tại Hà Nội thì phải có loại giấy tờ sau (Theo quyết định số 214/2005/QĐ-UB ngày 09/12/2005 của UBND thành phố Hà Nội):

+ Giấy xác nhận của tổ chức, đơn vị quản lý và sử dụng lao động về việc người mua hiện đang công tác hoặc lao động, có đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, liên tục tại Hà Nội từ 03 năm trở lên;

+ Bản sao sổ bảo hiểm xã hội của người mua;

+ Sổ đăng ký tạm trú có thời hạn (còn thời hạn) hoặc giấy xác nhận của Công an phường, xã nơi tạm trú về việc không thuộc diện bị cấm cư trú tại Hà Nội theo quy định của bán án hoặc quyết định đã có hiệu lực của Toà án.

- Trường hợp mua bán, chuyển nhượng một phần nhà ở, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất thuộc sở hữu chung là tài sản chung hợp nhất hoặc theo phần thì phải có: Văn bản khước từ mua/ nhận chuyển nhượng (bản chính hoặc bản sao hợp pháp) của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định kể từ ngày chủ sở hữu chung nhận được thông báo bán/ chuyển nhượng và các điều kiện bán/ chuyển nhượng mà không có chủ sở hữu chung nào mua/ nhận chuyển nhượng;

- Trường hợp mua bán chuyển nhượng nhà ở, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất đang cho thuê thì phải có văn bản khước từ mua/ nhận chuyển nhượng của bên thuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán/ chuyển nhượng và các điều kiện bán/ chuyển nhượng mà bên thuê không trả lời (bản chính và bản sao).

- Trường hợp công chứng văn bản bán đấu giá tài sản được thực hiện theo Nghị định 05/2005/NĐ-CP ngày 18/11/2005 về bán đấu giá tài sản.

- Trường hợp công chứng việc chuyển nhượng tài sản đã cầm cố, thế chấp, bảo lãnh tại các tổ chức tín dụng được thực hiện theo Thông tư 03/2001/TTLT-NHNN-BTP-BCA-TCĐC ngày 23.04.2001

Nếu như Thông tư liên tịch số 03/2005/TTLT-BTP-BTNMT quy định “Đơn yêu cầu đăng ký phải có đầy đủ chữ ký, con dấu của tổ chức, cá nhân là các bên ký kết hợp đồng thế chấp, nếu có hoặc người được một trong các bên hoặc các bên ký kết hợp đồng đó uỷ quyền…” thì tại khoản 2 Điều 1 Thông tư liên tịch số 06/2010/TTLT-BTP-BTNMT đã bổ sung quy định “Đơn yêu cầu đăng ký chỉ cần chữ ký, con dấu của bên nhận thế chấp hoặc người được bên nhận thế chấp ủy quyền yêu cầu đăng ký trong trường hợp yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung đã đăng ký về bên nhận thế chấp, sửa chữa sai sót thông tin về bên nhận thế chấp, đăng ký văn bản thông báo về việc xử lý tài sản thế chấp, xóa đăng ký thế chấp”.

- Đối với việc mua nhà của người Việt Nam định cư ở nước ngoài (theo điều 126 Luật Nhà ở sửa đổi, bổ sung): Đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam:

  + Người về đầu tư lâu dài tại Việt Nam

  + Người có công đóng góp với đất nước

  + Nhà văn hóa, nhà khoa học và chuyên gia hoạt động thường xuyên tại Việt Nam nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng đất nước.

  + Người được phép về sống ổn định tại Việt Nam và các đối tượng khác do Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.

2. Thủ tục công chứng: Theo quy định chung về thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch

II. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG

-  Hiện nay, sau khi có quyết định 117/2009/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội được ban hành thì thủ tục chuyển nhượng và thực hiện đăng ký sang tên chuyển nhượng nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền với đất đang được thực hiện khác nhau ở mỗi quận của thành phố. Từ đó, kéo theo việc thực hiện công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng của Văn phòng – Phòng Công chứng cũng đang được thực hiện rất khác nhau

Ví dụ: Đối với trường hợp mua bán/ chuyển nhượng một phần nhà ở và đất ở thì khi đăng ký sang tên có Văn phòng nhà đất quận yêu cầu phải có công văn tách thửa và hồ sơ kỹ thuật có Văn phòng nhà đất lại không yêu cầu. Do đó, có trường hợp khi tiếp nhận hồ sơ Văn phòng – Phòng Công chứng đề nghị người yêu cầu công chứng phải cung cấp hoặc không cần phải cung cấp

Ví dụ: Đối với trường hợp bên mua/ nhận chuyển nhượng không có hộ khẩu Hà Nội, Văn phòng nhà đất quận có nơi yêu cầu phải có hộ khẩu, có nơi không yêu cầu. Do đó, Văn phòng - Phòng Công chứng cũng tuỳ vào từng trường hợp nhà ở, đất ở tại địa bàn quận nào mà áp dụng điều kiện về hồ sơ

-  Đối với trường hợp bên bán/ chuyển nhượng đã uỷ quyền cho người khác thực hiện việc mua bán, chuyển nhượng thì khi thực hiện công chứng hợp đồng mua bán/ chuyển nhượng có Văn phòng - Phòng Công chứng đề nghị người yêu cầu công chứng phải cung cấp bản chính Hợp đồng uỷ quyền để lưu hồ sơ, có Văn phòng - Phòng Công chứng chỉ cần lưu bản sao và sử dụng bản chính chỉ để đối chiếu;

-  Trường hợp người yêu cầu công chứng đã lập Hợp đồng chuyển nhượng từ lâu những chưa thực hiện đăng ký sang tên, nay đến đề nghị Văn phòng - Phòng Công chứng hủy Hợp đồng đã lập. Có Văn phòng - Phòng Công chứng tiếp nhận hồ sơ hủy Hợp đồng, có Văn phòng - Phòng Công chứng không tiếp nhận.

Mục 6

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG TẶNG CHO TÀI SẢN

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)

Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo

Giấy tờ chứng minh quan hệ giữ bên tặng cho và bên nhận tặng cho

1.1. Giấy tờ bên tặng cho

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng bên tặng cho hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Trường hợp bên tặng cho hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

- Nếu bên tặng cho là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên liên quan đến hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

- Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (bản chính và bản sao)

1.2. Giấy tờ bên nhận tặng cho

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng nhận tặng cho (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao)

2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịch 

Mục 7

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH TẶNG CHO QUYỀN SỞ HỮU NHÀ Ở VÀ QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT Ở, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT VÀ TÀI SẢN GẮN LIỀN VỚI ĐẤT

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ công chứng

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu)

Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo

Giấy tờ chứng minh quan hệ giữ bên tặng cho và bên nhận tặng cho

1.1. Giấy tờ bên tặng cho

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng bên tặng cho hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên bán không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Trường hợp bên tặng cho hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

- Nếu bên tặng cho là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên liên quan đến hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)

- Trường hợp tặng cho một phần nhà đất thì cần có thêm bản chính các giấy tờ sau:

+ Công văn của Văn phòng Đăng ký Đất và Nhà hoặc Phòng Tài nguyên - Môi trường;

+ Hồ sơ kĩ thuật thửa đất, hồ sơ hiện trạng nhà.

- Nếu nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền đem tặng cho là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)

1.2. Giấy tờ bên nhận tặng cho

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng nhận tặng cho (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên nhận tặng cho không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Một trong hai vợ chồng phải có hộ khẩu Hà Nội;

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao).

1.3. Các trường hợp tặng cho đặc biệt, ngoài các giấy tờ nêu trên cần có các loại giấy tờ sau đây:

- Trường hợp không có hộ khẩu tại Hà Nội thì phải có loại giấy tờ sau (Theo quyết định số 214/2005/QĐ - UB ngày 09/12/2005 của UBND thành phố Hà Nội):

+ Giấy xác nhận của tổ chức, đơn vị quản lý và sử dụng lao động về việc người mua hiện đang công tác hoặc lao động, có đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ, liên tục tại Hà Nội từ 03 năm trở lên;

+ Bản sao sổ bảo hiểm xã hội của người mua;

+ Sổ đăng ký tạm trú có thời hạn (còn thời hạn) hoặc giấy xác nhận của Công an phường, xã nơi tạm trú về việc không thuộc diện bị cấm cư trú tại Hà Nội theo quy định của bán án hoặc quyết định đã có hiệu lực của Toà án.

- Đối với việc tặng cho người Việt Nam định cư ở nước ngoài (theo điều 126 Luật Nhà ở): Đối tượng được sở hữu nhà ở tại Việt Nam:

+ Người về đầu tư lâu dài tại Việt Nam

+ Người có công đóng góp với đất nước

+ Nhà văn hóa, nhà khoa học và chuyên gia hoạt động thường xuyên tại Việt Nam nhằm phục vụ sự nghiệp xây dựng đất nước.

+ Người được phép về sống ổn định tại Việt Nam và các đối tượng khác do Ủy ban thường vụ Quốc hội quy định được sở hữu nhà ở tại Việt Nam.

Người Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc các diện trên đã về Việt Nam cư trú với thời hạn được phép từ 06 tháng trở lên được sở hữu một nhà ở riêng lẻ hoặc một căn hộ.

2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịch

II. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG

Khi thực hiện công chứng hợp đồng tặng cho các Văn phòng – Phòng Công chứng cũng gặp một số bất cập tương tự như khi thực hiện công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất liên quan đến công văn tách thửa, đến trường hợp bên nhận tặng cho có hộ khẩu Hà Nội hay không …

Mục 8

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG UỶ QUYỀN, GIẤY UỶ QUYỀN

I. MỘT SỐ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HỢP ĐỒNG UỶ QUYỀN, GIẤY UỶ QUYỀN

1. Hợp đồng uỷ quyền là sự thỏa thuận giữa các bên theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền (Điều 585 Bộ Luật Dân sự).

2. Hợp đồng uỷ quyền chấm dứt trong những trường hợp sau:

- Hợp đồng uỷ quyền hết hạn.

- Công việc được uỷ quyền đã hoàn thành.

- Bên uỷ quyền, bên được uỷ quyền đình chỉ thực hiện hợp đồng theo quy dịnh tại điều 420 và điều 593 của Bộ Luật Dân sự.

- Bên uỷ quyền hoặc bên được uỷ quyền chết, mất năng lực hành vi dân sự, bị hạn chế  năng lực hành vi dân sự (Theo điều 594 Bộ Luật Dân sự).

3. Việc uỷ quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng. Các trường hợp khác thì không cần phải lập thành hợp đồng uỷ quyền mà có thể lập thành giấy uỷ quyền và chỉ cần người uỷ quyền ký vào giấy uỷ quyền (Điều 48 của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực)

II. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng:

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);

Bản thảo Hợp đồng/Giấy uỷ quyền do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo

1.1. Các giấy tờ bên uỷ quyền phải cung cấp:

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

1.1.1. Đối với trường hợp uỷ quyền liên quan đến bất động sản thì cần có:

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)

- Nếu đối tượng của Hợp đồng uỷ quyền là nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)

- Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

1.1.2 Đối với các trường hợp uỷ quyền khác: người yêu cầu công chứng phải cung cấp các giấy tờ theo quy định của pháp luật để chứng minh người uỷ quyền được phép uỷ quyền cho người khác. Ví dụ: uỷ quyền kinh doanh thì phải có Giấy đăng ký kinh doanh, uỷ quyền tham gia tố tụng tại Toà án thì phải có Giấy triệu tập ….

1.2. Các giấy tờ bên nhận ủy quyền phải cung cấp

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

2. Thủ tục công chứng hợp đồng/ giấy ủy quyền: được thực hiện theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch

III. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG/GIẤY UỶ QUYỀN

Trường hợp thực hiện công chứng hợp đồng uỷ quyền nối (trước đó người uỷ quyền đã nhận uỷ quyền từ khác bằng một hợp đồng uỷ quyền) cho người thứ ba thì trong hợp đồng uỷ quyền lần đầu không quy định “người nhận uỷ quyền được uỷ quyền lại cho bên thứ ba”. Tuy nhiên khi thực hiện công chứng, có Văn phòng - Phòng Công chứng vẫn thực hiện hợp đồng uỷ quyền nối từ người nhận uỷ quyền đầu tiên sang người nhận uỷ quyền tiếp theo (người thứ ba) có Văn phòng - Phòng Công chứng không thực hiện

Mục 9

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG THẾ CHẤP, CẦM CỐ, THẾ CHẤP ĐỂ BẢO LÃNH

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ yêu cầu công chứng:

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);

Bản thảo Hợp đồng do các bên tự soạn thảo hoặc có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo

1.1. Các giấy tờ bên thế chấp, cầm cố phải cung cấp:

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của người vợ, người chồng hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Trường hợp hai vợ chồng bên uỷ quyền không cùng hộ khẩu thì phải cung cấp hộ khẩu của người vợ và hộ khẩu của người chồng và Giấy đăng ký kết hôn;

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền đã được công chứng (bản chính và bản sao);

1.1.1. Đối với trường hợp thế chấp liên quan đến bất động sản thì cần có:

- Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất (bản chính và bản sao)

- Nếu đối tượng của Hợp đồng là nhà ở, đất ở, tài sản gắn liền là tài sản riêng của vợ (chồng) thì phải có giấy tờ chứng minh tài sản riêng, ví dụ: hợp đồng tặng cho riêng, văn bản khai nhận, phân chia di sản thừa kế chứng minh được thừa kế riêng, bản án của Toà án, văn bản thoả thuận tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân của vợ chồng… (bản chính và bản sao)

- Trường hợp bên uỷ quyền hiện đang độc thân thì phải có một trong các giấy tờ sau:

+ Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của Uỷ ban nhân dân xã phường xác nhận chưa đăng ký kết hôn lần nào (bản chính và bản sao);

+ Bản án và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận sau khi ly hôn cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

+ Giấy chứng tử của vợ (chồng) và giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xác nhận từ thời điểm vợ (chồng) chết cho đến thời điểm ký hợp đồng chưa đăng ký kết hôn với ai (bản chính và bản sao);

1.1.2 Đối với các trường hợp tài sản thế chấp là động sản, tài sản hình thành trong tương lai: người yêu cầu công chứng phải cung cấp các giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu theo quy định của pháp luật. Ví dụ: Giấy đăng ký xe ô tô, Hóa đơn chứng từ hàng hóa,…

1.2. Các giấy tờ bên nhận thế chấp, cầm cố phải cung cấp:

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);

- Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

+ Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

+ Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

+ Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

+ Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch.

1.3. Trường hợp thế chấp vay vốn ngân hàng, tổ chức tín dụng cần bổ sung thêm các giấy tờ sau:

- Đăng ký mẫu dấu, chữ ký của Ngân hàng, tổ chức tín dụng tại Văn phòng - Phòng Công chứng

- Biên bản định giá tài sản;

- Hợp đồng tín dụng (nếu trong hợp đồng thế chấp không ghi rõ thế chấp tài sản để bảo đảm nghĩa vụ là khoản vay bao nhiêu)

- Trường hợp hợp đồng thế chấp để bảo lãnh nghĩa vụ của bên thứ ba được lập giữa ba bên thì cần phải có các giấy tờ sau của bên thứ ba:

+ Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội – công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của bên được ủy quyền (bản chính và bản sao);

+ Nếu là pháp nhân thì phải cung cấp các giấy tờ sau:

            * Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

            * Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

            * Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

            * Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

2. Thủ tục công chứng hợp đồng: được thực hiện theo thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch

Một số lưu ý trong thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố:

2.1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có bất động sản, trừ trường hợp nhiều bất động sản thuộc các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau cùng được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ thì việc công chứng hợp đồng thế chấp đó do công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản thực hiện.

2.2.  Một bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục thế chấp để bảo đảm cho một nghĩa vụ khác trong phạm vi pháp luật cho phép thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải do công chứng viên đã công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu thực hiện công chứng. Trường hợp công chứng viên công chứng hợp đồng thế chấp lần đầu chuyển sang tổ chức hành nghề công chứng khác, không còn hành nghề công chứng hoặc không thể thực hiện việc công chứng thì công chứng viên thuộc tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hợp đồng thế chấp công chứng hợp đồng đó

III. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG/GIẤY UỶ QUYỀN

- Trường hợp một công ty thế chấp tài sản là hàng hóa trong quá trình sản xuất thì thông thường Ngân hàng, tổ chức tín dụng và công ty thế chấp không thể cung cấp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ vì hàng hóa nhập khẩu về từng lần theo từng đợt giải ngân của Ngân hàng sau khi ký hợp đồng thế chấp. Văn phòng – Phòng Công chứng cũng rất khó để có thể biết được cần bao nhiêu hóa đơn, chứng từ.

- Trong nhiều trường hợp thế chấp bảo lãnh cho bên thứ ba được ký giữa ba bên thì Văn phòng - Phòng Công chứng không yêu cầu bên vay vốn là pháp nhân cung cấp Biên bản họp hội đồng thành viên liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch

Mục 10

THỦ TỤC CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG VAY, MƯỢN, THUÊ TÀI SẢN

I. THỦ TỤC CÔNG CHỨNG

1. Hồ sơ công chứng: Các bên cần cung cấp các giấy tờ sau khi đến yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng:

Phiếu yêu cầu công chứng (theo mẫu);

Giấy tờ sở hữu tài sản (bản chính và bản sao) của bên cho vay, cho mượn, cho thuê;

Bản thảo hợp đồng do hai bên soạn thảo, các bên cũng có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo hợp đồng;

1.1. Nếu là công dân

- Chứng minh nhân dân, chứng minh thư quân đội - công an, hộ chiếu, hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp pháp khác về nhân thân, nơi ở của các bên hoặc của người được uỷ quyền đại diện nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Giấy tờ sở hữu tài sản (bản chính và bản sao) của bên cho vay, mượn, cho thuê;

- Các giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, giấy tờ chứng minh tài sản chung, tài sản riêng của vợ, chồng theo quy định của pháp luật (nếu có) đối với bên cho mượn, cho thuê (bản chính và bản sao).

- Bản thảo hợp đồng do hai bên soạn thảo, các bên cũng có thể yêu cầu Văn phòng - Phòng Công chứng soạn thảo hợp đồng.

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền có công chứng (bản chính và bản sao).

1.1.2. Nếu là pháp nhân

- Quyết định thành lập hoặc thừa nhận pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền hoặc giấy tờ hợp pháp khác (bản chính và bản sao);

- Quyết định bổ nhiệm hoặc công nhận người đứng đầu pháp nhân (đại diện theo pháp luật của pháp nhân) hoặc giấy uỷ quyền đại diện của pháp nhân nếu uỷ quyền (bản chính và bản sao);

- Chứng minh nhân dân, Hộ chiếu (nếu là người nước ngoài hoặc người Việt Nam định cư ở nước ngoài) hoặc giấy tờ hợp lệ của người đại diện pháp nhân (bản chính và bản sao);

- Biên bản họp hội đồng thành viên của pháp nhân liên quan đến việc thực hiện hợp đồng giao dịch;

- Trong trường hợp đã uỷ quyền cho người khác thực hiện hợp đồng thì phải cung cấp Hợp đồng uỷ quyền có công chứng (bản chính và bản sao).

1.1.3. Trường hợp bên cho thuê nhà là người thuê nhà của Nhà nước cần có văn bản chấp thuận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép được cho thuê lại (kèm theo hợp đồng thuê nhà của Nhà nước).

1.1.4. Đối với bên thuê nhà là người nước ngoài thuê để ở cần có giấy phép tạm trú hợp pháp ở Việt Nam. Để tạo điều kiện thuận lợi cho người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài thuê nhà ở tại Việt Nam, Văn phòng - Phòng Công chứng có thể công chứng hợp đồng thuê nhà để ở tại Việt Nam trong cả 2 trường hợp có Visa nhập cảnh hoặc có giấy chứng nhận tạm trú.

1.1.5. Trường hợp có chứng từ sở hữu hợp lệ về nhà ở, đất ở do cơ quan có thẩm quyền của chế độ cũ cấp, chủ sở hữu cần liên hệ với Ủy ban nhân dân quận để xác nhận nhà không thuộc diện Nhà nước quản lý.

2. Thủ tục công chứng: Theo quy định về thủ tục chung công chứng các hợp đồng, giao dịch

II. MỘT SỐ BẤT CẬP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG HỢP ĐỒNG MƯỢN, THUÊ TÀI SẢN

- Khi soạn thảo hợp đồng cho vay, cho mượn, thuê tài sản theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, một số Văn phòng - Phòng Công chứng không chú ý đến việc soạn thảo nội dung thỏa thuận về các tài sản gắn liền với tài sản cho vay, cho mượn, cho thuê đồng thời cũng không giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên đối với phần tài sản gắn liền với tài sản cho vay, cho mượn, cho thuê vì vậy dễ dẫn đến tranh chấp giữa các bên sau khi thanh lý hợp đồng cho vay, cho mượn, cho thuê;

- Khi soạn thảo hợp đồng mượn, thuê tài sản là nhà ở, một số Văn phòng - Phòng Công chứng không ghi rõ diện tích cho mượn, cho thuê trong hợp đồng mà chỉ ghi địa chỉ nhà ở cho mượn, cho thuê;

- Do Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn không quy định cụ thể, nên đối với trường hợp cho người nước ngoài thuê nhà, một số Văn phòng - Phòng Công chứng không yêu cầu bên cho thuê nhà cung cấp Giấy đăng ký kinh doanh có ghi lĩnh vực kinh doanh: cho người nước ngoài thuê nhà theo quy định.

Phần II

CÁC HÀNH VI SAI PHẠM THƯỜNG GẶP

Tại phần I nêu trên, tác giả đã trình bày một số trường hợp vướng mắc, khó khăn, bất cập trong hệ thống pháp luật có liên quan đến quy trình, thủ tục công chứng hợp đồng giao dịch và một số giải pháp cụ thể trong thực tiễn của các công chứng viên. Tác giả chưa bình luận đúng sai về các giải pháp đó nên không phân tích cơ sở pháp lý của các giải pháp. Tác giải chỉ trình bày một số thông tin qua khảo sát thực tế, việc đúng sai phải thông qua thanh tra, nghêi cứu hồ sơ, xác minh cụ thể mới có thể kết luận đầy đủ, toàn diện và chính xác. Tuy nhiên để phòng ngừa các sai phạm và có tiêu chí đúng sai rõ ràng theo pháp luật, tác giả xin trình bày các hành vi sai phạm của cá nhân, tổ chức tham gia hoạt động công chứng để chúng ta nghiên cứu, đối chiếu, đánh giá đúng sai khi tiến hành thanh tra, kiểm tra về nghiệp vụ công chứng.

1. Hành vi vi phạm quy định về công chứng hợp đồng, giao dịch

- Hành vi gian dối, không trung thực khi thực hiện việc làm chứng.

- Hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ để công chứng hợp đồng, giao dịch.

- Hành vi làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo, mạo danh chủ thể để được công chứng hợp đồng, giao dịch.

- Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch theo đề nghị của người yêu cầu công chứng mà nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch không xác thực, vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

- Công chứng viên thực hiện việc công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

- Thực hiện việc công chứng không đúng thời hạn theo quy định;

- Thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật văn bản công chứng không đúng quy định: Một số trường hợp việc sửa chữa văn bản công chứng lưu tại Phòng công chứng còn tuỳ tiện (gạch bút chì vào văn bản nhưng không có ký nhận, đóng dấu).

- Hành vi công chứng viên thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản không đúng thẩm quyền theo Điều 37 Luật Công chứng quy định về. thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản:

“1. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

 2. Công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản.”

2. Hành vi vi phạm quy định về thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản và nhận lưu giữ di chúc

- Thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản ngoài phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi có một trong số bất động sản mà tổ chức hành nghề công chứng có trụ sở;

- Thực hiện không đúng quy định về công chứng đối với bất động sản đã được thế chấp để bảo đảm thực hiện một nghĩa vụ và hợp đồng thế chấp đã được công chứng mà sau đó được tiếp tục công chứng để thế chấp bảo đảm cho một nghĩa vụ khác.

- Một số hồ sơ công chứng không có phiếu yêu cầu công chứng; những hồ sơ có phiếu yêu cầu công chứng thì các phiếu này không thống nhất nhau.

- Lời chứng của Công chứng viên trong một số văn bản công chứng hợp đồng mua còn rườm rà, không đúng theo mẫu quy định của Bộ Tư pháp. Cụ thể:

+ Ở phần đầu lời chứng một số văn bản công chứng không có họ tên Công chứng viên mà chỉ ghi chung chung là : “tôi Công chứng viên ký tên dưới đây”;

+ Có lời chứng thiếu cụm từ “phù hợp với đạo đức xã hội”;

+ Có lời chứng lại thừa thông tin và rườm rà.

+ Lời chứng một số hồ sơ không có phần ghi ngày, tháng, năm bằng chữ theo quy định.

- Tên hợp đồng ghi không thống nhất nhau (có hợp đồng ghi tên chung chung là “hợp đồng bảo lãnh, thế chấp”, không thể hiện cụ thể đó là loại hợp đồng gì);

- Các phiếu hỏi lưu trong hồ sơ: có hồ sơ có, có hồ sơ không, không thống nhất nhau;

- Việc uỷ quyền của cá nhân có thẩm quyền cho người khác thay mặt mình tham gia giao kết trong hợp đồng cầm cố, bảo lãnh, thế chấp cũng không có sự thống nhất: theo Bộ luật Dân sự thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức mới là người có thẩm quyền uỷ quyền nhưng thực tế có một số hồ sơ, cấp phó của cơ quan ngân hàng (Phó Giám đốc ngân hàng - không phải là người đứng đầu cơ quan) ký văn bản uỷ quyền cho cán bộ của mình tiến hành giao dịch.

- Một số trường hợp công chứng hợp đồng mua bán nhà đất nhưng hồ sơ nhà đất không rõ ràng, đang có tranh chấp, đang có quyết định thu hồi, sơ đồ địa chính về lô đất, thửa đất và Hợp đồng mua bán không khớp nhau...

- Đặc biệt, Công chứng viên lại công chứng hợp đồng mua bán nhà không đúng chủ sở hữu là người bán (có thể đã mua bán qua nhiều chủ, không tìm thấy chủ cũ hoặc chủ cũ đã chết...nhưng  Công chứng viên vẫn xác nhận bất động sản được bán từ chủ gốc;  cho người có tài sản đã bán đấu giá thành để công chứng,  hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản, Công chứng viên công chứng hợp đồng cho người giao dịch không đủ năng lực hành vi dân sự, công chứng sai thẩm quyền địa hạt, công chứng cho người giao dịch với chính mình, công chứng cho người đại diện ký hợp đồng với một pháp nhân do chính người đó làm đại diện, công chứng cho người không có chứng minh thư, chứng minh thư phô tô, công chứng cho người là đại diện pháp nhân nhưng không có biên bản họp hội đồng thành viên...

3. Đối với việc công chứng di chúc và công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản

- Hầu hết các hồ sơ đều thiếu phiếu yêu cầu công chứng;

- Lời chứng của Công chứng viên đối với di chúc không thực hiện đúng theo mẫu của Bộ Tư pháp (ví dụ: sắp xếp các phần lời chứng ngược thứ tự, dùng câu từ không đúng mẫu…);

- Một số hồ sơ thiếu các tài liệu kèm theo ví dụ như chỉ có duy nhất bản di chúc;

- Giấy chứng minh nhân dân của người lập di chúc đã quá hạn, có trường hợp quá hạn đến 15 năm nhưng Phòng Công chứng vẫn chấp nhận để công chứng.

- Phiếu yêu cầu tra cứu và bảng kê thống kê tài liệu lưu trong hồ sơ: chưa thống nhất, có hồ sơ có, có hồ sơ không (những loại giấy tờ này pháp luật không yêu cầu bắt buộc phải có).

- Thực hiện công chứng di chúc cho cá nhân không phải là người lập di chúc hoặc người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc khi có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép;

- Thực hiện công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản không kiểm tra tính xác thực về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản hoặc không kiểm tra để xác định người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản hoặc khi có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật;

- Công chứng viên nhận lưu giữ di chúc không niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, không ghi giấy nhận lưu giữ và không giao cho người lập di chúc;

- Tổ chức hành nghề công chứng nhận lưu giữ di chúc trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề công chứng khác lưu giữ di chúc hoặc không trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc trong trường hợp không thỏa thuận được.

4. Hành vi vi phạm quy định về hồ sơ, thủ tục đề nghị bổ nhiệm công chứng viên

- Hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung của bản chính các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm Công chứng viên, cấp Thẻ công chứng viên.

- Hành vi làm giả Thẻ công chứng viên, sử dụng Thẻ công chứng viên giả; làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.

5. Hành vi vi phạm nghĩa vụ của Công chứng viên

- Tiết lộ thông tin các tài liệu công chứng mà không được sự đồng ý của chủ giấy tờ bằng văn bản trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Sử dụng thông tin, tài liệu công chứng để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác;

- Sách  nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu công chứng;

- Từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch không có lý do chính đáng.

- Nhận, đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác từ người yêu cầu công chứng ngoài phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác đã được xác định, thoả thuận;

- Thực hiện công chứng trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

- Thực hiện công chứng trong trường hợp công chứng liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của vợ hoặc chồng, cháu là con của con trai, con gái, con nuôi;

- Sử dụng Thẻ công chứng viên của người khác hoặc cho người khác sử dụng Thẻ công chứng viên của mình để hành nghề công chứng;

- Không đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật mà hành nghề công chứng dưới bất kỳ hình thức nào.

6. Hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề công chứng

- Không đăng báo hoặc đăng báo không đầy đủ nội dung, số lần theo quy định về nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

- Vi phạm các quy định về chế độ báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; không báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật; không lập, quản lý, sử dụng các loại sổ sách, biểu mẫu theo quy định;

- Không niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng;

- Không thực hiện đầy đủ thời gian làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước;

- Vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ công chứng.

- Tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ trong hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động, hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, Giấy đăng ký hoạt động;

- Văn phòng công chứng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của tổ chức mình theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.

- Làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đăng ký hoạt động, hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng, Giấy đăng ký hoạt động;

- Không đăng ký hoạt động với cơ quan có thẩm quyền về hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng; 

- Không đăng ký, thông báo việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, tên gọi, trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

- Hoạt động không đúng nội dung đăng ký hoạt động, tên gọi, trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng;

- Không đủ điều kiện hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật mà hoạt động công chứng dưới bất kỳ hình thức nào.

- Đặc biệt, Công chứng viên lại công chứng hợp đồng mua bán nhà không đúng chủ sở hữu là người bán (có thể đã mua bán qua nhiều chủ, không tìm thấy chủ cũ hoặc chủ cũ đã chết...nhưng  Công chứng viên vẫn xác nhận bất động sản được bán từ chủ gốc;  cho người có tài sản đã bán đấu giá thành để công chứng,  hợp đồng bán đấu giá thành trước khi tổ chức bán đấu giá tài sản, Công chứng viên công chứng hợp đồng cho người giao dịch không đủ năng lực hành vi dân sự, công chứng sai thẩm quyền địa hạt, công chứng cho người giao dịch với chính mình, công chứng cho người đại diện của một số người ký hợp đồng với một pháp nhân do chính người đó làm đại diện, công chứng cho người không có chứng minh thư, chứng minh thư phô tô, công chứng cho người là đại diện pháp nhân nhưng không có biên bản họp hội đồng thành viên...

7. Đối với việc di chúc và văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản

- Hầu hết các hồ sơ đều thiếu phiếu yêu cầu ;

- Lời chứng của Công chứng viênđối với di chúc không thực hiện đúng theo mẫu của Bộ Tư pháp (ví dụ: sắp xếp các phần lời chứng ngược thứ tự, dùng câu từ không đúng mẫu…);

- Một số hồ sơ thiếu các tài liệu kèm theo ví dụ như chỉ có duy nhất bản di chúc;

- Giấy chứng minh nhân dân của người lập di chúc đã quá hạn, có trường hợp quá hạn đến 15 năm nhưng Phòng  vẫn chấp nhận để .

- Phiếu yêu cầu tra cứu và bảng kê thống kê tài liệu lưu trong hồ sơ: chưa thống nhất, có hồ sơ có, có hồ sơ không (những loại giấy tờ này pháp luật không yêu cầu bắt buộc phải có).

- Thực hiện  di chúc cho cá nhân không phải là người lập di chúc hoặc người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc khi có căn cứ cho rằng việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép;

- Thực hiện  văn bản thoả thuận phân chia di sản không kiểm tra tính xác thực về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản của người để lại di sản hoặc không kiểm tra để xác định người yêu cầu  đúng là người được hưởng di sản hoặc khi có căn cứ cho rằng việc để lại di sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật;

- Công chứng viênnhận lưu giữ di chúc không niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, không ghi giấy nhận lưu giữ và không giao cho người lập di chúc;

- Tổ chức hành nghề  nhận lưu giữ di chúc trước khi giải thể hoặc chấm dứt hoạt động không thoả thuận với người lập di chúc về việc chuyển cho tổ chức hành nghề  khác lưu giữ di chúc hoặc không trả lại di chúc và phí lưu giữ di chúc cho người lập di chúc trong trường hợp không thỏa thuận được.

8. Hành vi vi phạm quy định về hồ sơ, thủ tục đề nghị bổ nhiệm viên

- Hành vi tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung của bản chính các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm  viên, cấp Thẻ viên.

- Hành vi làm giả Thẻ viên, sử dụng Thẻ Công chứng viên giả; làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm viên.

9. Hành vi vi phạm nghĩa vụ của viên

- Tiết lộ thông tin các tài liệu  mà không được sự đồng ý của chủ giấy tờ bằng văn bản trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

- Sử dụng thông tin, tài liệu  để xâm hại quyền, lợi ích hợp pháp của người khác;

- Sách  nhiễu, gây khó khăn cho người yêu cầu;

- Từ chối  hợp đồng, giao dịch không có lý do chính đáng.

- Nhận, đòi hỏi bất kỳ một khoản tiền, lợi ích nào khác từ người yêu cầu  ngoài phí , thù lao  và chi phí khác đã được xác định, thoả thuận;

- Thực hiện  trong trường hợp mục đích và nội dung của hợp đồng, giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

- Thực hiện  trong trường hợp  liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng, cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ hoặc cha mẹ chồng, cha mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể, ông bà nội, ông bà ngoại, anh chị em ruột của mình, của vợ hoặc chồng, cháu là con của con trai, con gái, con nuôi;

- Sử dụng Thẻ Công chứng viên của người khác hoặc cho người khác sử dụng Thẻ  Công chứng viên của mình để hành nghề;

- Không đủ điều kiện hành nghề  theo quy định của pháp luật mà hành nghề  dưới bất kỳ hình thức nào.

10. Hành vi vi phạm của tổ chức hành nghề

- Không đăng báo hoặc đăng báo không đầy đủ nội dung, số lần theo quy định về nội dung đăng ký hoạt động của tổ chức hành nghề;

- Vi phạm các quy định về chế độ báo cáo theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; không báo cáo bằng văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động trong trường hợp chấm dứt hoạt động theo quy định của pháp luật; không lập, quản lý, sử dụng các loại sổ sách, biểu mẫu theo quy định;

- Không niêm yết lịch làm việc, thủ tục , phí , thù lao , nội quy tiếp người yêu cầu  tại trụ sở của tổ chức hành nghề;

- Không thực hiện đầy đủ thời gian làm việc theo ngày, giờ của cơ quan hành chính nhà nước;

- Vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ.

- Tự ý sửa chữa, tẩy xoá hoặc có hành vi khác làm sai lệch nội dung giấy tờ trong hồ sơ đề nghị đăng ký hoạt động, hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, quyết định cho phép thành lập Văn phòng , Giấy đăng ký hoạt động;

- Văn phòng không mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho  Công chứng viên của tổ chức mình theo quy định của pháp luật về kinh doanh bảo hiểm.

- Làm giả hoặc sử dụng giấy tờ giả mạo trong hồ sơ đăng ký hoạt động, hồ sơ đề nghị đăng ký thay đổi nội dung hoạt động, quyết định cho phép thành lập Văn phòng , Giấy đăng ký hoạt động;

- Không đăng ký hoạt động với cơ quan có thẩm quyền về hoạt động của tổ chức hành nghề; 

- Không đăng ký, thông báo việc thay đổi nội dung đăng ký hoạt động, tên gọi, trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề;

- Hoạt động không đúng nội dung đăng ký hoạt động, tên gọi, trụ sở hoạt động của tổ chức hành nghề;

- Không đủ điều kiện hoạt động  theo quy định của pháp luật mà hoạt động  dưới bất kỳ hình thức nào.

Để tránh trùng lặp với các bài viết khác, tác giả chỉ nêu ra một số vấn đề cơ bản khi tiến hành thanh tra về nghiệp vụ công chứng. Nếu có nhu cầu nghiên cứu về một quy trình thanh tra đầy đủ, đề nghị đọc giả nghiên cứu bài viết “Thanh tra Tư pháp và quy trình một cuộc thanh tra” trên trang Web của Bộ Tư pháp theo địa chỉ: http://nghiepvu.moj.gov.vn (sau khi vào trang Web này xin bạn bấm phím F5 để cập nhật trang Web).  Cuối cùng, rất mong tiếp nhận những ý kiến phản hồi, trao đổi, chia xẻ kiến thức của các đồng chí, đồng nghiệp để cùng nhau xây dựng nghiệp vụ cho Ngành ngày càng hoàn thiện hơn. Thông tin phản hồi xin liên hệ theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng - Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn./.

 

Nguồn: http://moj.gov.vn/ct/tintuc/Lists/Nghin%20cu%20trao%20i/View_Detail.aspx?ItemID=2770